56. Регистрация и рассмотрение письменных обращений в ФТС России:
56.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в Управлении делами ФТС России. Организация делопроизводства с обращениями граждан возложена на Приемную ФТС России.
56.2. Все поступающие в ФТС России письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в Приемной ФТС России в течение трех дней. Регистрация обращений граждан осуществляется путем создания регистрационно-контрольной формы (далее - РКФ) в используемой в ФТС России автоматизированной поисковой системе.
В РКФ вносятся следующие основные реквизиты регистрации обращений граждан:
- наименование вида обращения;
- кому адресовано обращение;
- Ф.И.О. заявителя, адрес, дата, исходящий регистрационный номер документа (при наличии);
- дата регистрации обращения, регистрационный номер;
- количество листов обращения, количество листов приложения;
- заголовок к тексту обращения;
- аннотация (краткое содержание обращения, ключевые слова), тематика;
- подразделение-исполнитель;
- срок исполнения обращения;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- движение обращения;
- отметка об исполнении обращения и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера обращения и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- наличие приложений;
- постановка на контроль, сроки исполнения, при необходимости перенос сроков исполнения, снятие с контроля поручений;
- тематика обращений (рубрикатор);
- совместное рассмотрение;
- вид передачи обращения (почтой, факсом, электронной почтой).
Правила работы в автоматизированной поисковой системе и порядок заполнения РКФ изложен в отдельных методических документах ФТС России.
На все зарегистрированные обращения распечатываются регистрационно-контрольные карточки (далее - РКК). РКК с подписью должностного лица отдела документационного обеспечения структурного подразделения ФТС России или ответственного за документационное обеспечение (далее - служба ДОУ) в структурном подразделении ФТС России о получении обращения помещается в контрольную картотеку Приемной ФТС России.
56.3. Регистрационный номер обращения граждан формируется автоматически в поисковой системе и состоит из начальной буквы фамилии автора обращения, порядкового номера обращения, а также буквы "и", если обратившийся является иностранным гражданином (например, А-0010, К-0112, Ж-1214и).
На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются соответственно буквы "Кл". Конверты, в которых были присланы обращения граждан, сохраняются для установления в случае необходимости адреса отправителя или подтверждения даты отправления и получения обращения.
Регистрационный номер, дата регистрации и количество листов указываются в штампе "Обращения граждан" ФТС России, который проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения. В случае, если такая возможность отсутствует, - в любом свободном месте первого листа обращения.
56.4. Обращение, поступившее вторично от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, считается повторным, если с начала рассмотрения обращения прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторному обращению при его поступлении присваивается очередной регистрационный номер и в РКФ обращения проставляется соответствующая отметка.