МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ

от 27 мая 2009 года N 6


Об организации доступа пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации, хранящимся в федеральных государственных архивах

Федеральные государственные архивы обеспечивают доступ пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации, предоставляя архивную информацию в соответствии с их запросами, через организацию рассекречивания документов, выставочную, публикационную деятельность, а также в читальных залах архивов и с использованием современных информационных технологий, в том числе сети Интернет.

Вопросы рассекречивания документов, публикационной и выставочной деятельности коллегия Минкультуры России рассматривала в 2005-2008 годах, по ним приняты и выполняются соответствующие решения.

Наиболее подготовленная часть пользователей, в том числе молодежь, получает доступ к документам Архивного фонда Российской Федерации через читальные залы архивов, а также с использованием сети Интернет.

За последние пять лет количество читальных залов в федеральных государственных архивах и посадочных мест в них увеличилось. В конце 2008 года возобновили прием пользователей после переезда в новые здания Российский государственный исторический архив (РГИА) и Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГАВМФ) в г.Санкт-Петербурге, в которых созданы комфортные условия для работы с архивными документами, в том числе с использованием электронных поисковых систем. Полностью модернизированы с увеличением посадочных мест читальные залы Российского государственного архива литературы и искусства, Государственного архива Российской Федерации и Российского государственного архива экономики (г.Москва), где также установлены современные электронные поисковые системы. Все читальные залы федеральных государственных архивов оснащены системами видеонаблюдения, другим необходимым техническим оборудованием и средствами поиска архивной информации.

В настоящее время федеральные государственные архивы располагают 37 читальными залами на 841 посадочное место, из них 6 залов - для работы с секретными документами. В среднем в год читальные залы федеральных государственных архивов принимают 10 тысяч пользователей (пик в 2004 году - 12 тыс.), из них 1,5-2 тыс. зарубежных; число посещений от 92,2 тыс. в 2004 году до 54,5 тыс. в 2007 году (сокращение, в основном, связано с длительным закрытием читальных залов РГМА и РГАВМФ).

В год пользователям читальных залов в среднем выдается более 250 тыс. подлинных дел и 90 тыс. единиц хранения фонла пользования, а также значительное количество печатных изданий, в том числе редких и уникальных. В целях обеспечения сохранности документов федеральные государственные архивы увеличивают объем выдачи в читальные залы копий фонда пользования, что стало возможным в результате планомерной работы по его созданию.

Важным инструментом информирования пользователей о работе читальных залов, установленных правилах и ограничениях, о составе и содержании документов архивов и имеющемся НСА являются общеотраслевой портал "Архивы России", сайты архивов. В 2008 году на портале "Архивы России" зарегистрировано более 1 млн. посещений.

За последние годы произошел определенный прорыв в части создания электронных ресурсов, обеспечивающих оперативный и адресный поиск архивной информации: переведены в электронный формат описи, путеводители, справочники, перечни и обзоры документов, разработаны информационно-поисковые системы, базы данных, доступные пользователям как в локальном, так и в удаленном доступе. Постоянно пополняется БД "Путеводители по российским архивам" на сайте "Архивы России", где размещено 80 актуальных путеводителей и справочников по государственным архивам, в том числе 31 по федеральным государственным архивам.

Часть пользователей получает доступ к документам Архивного фонда Российской Федерации путем обращения с запросами в архивы. Ежегодно федеральные государственные архивы исполняют 12 тыс. тематических и генеалогических запросов и 29 тыс. запросов социально-правового характера. На протяжении последних лет наблюдаются стабильно высокие показатели исполнения федеральными государственными архивами запросов об обеспечении прав и законных интересов граждан, и эти показатели имеют тенденцию к возрастанию, растет и процент положительных ответов. Так, в 2006 году исполнено 27,2 тыс. социально-правовых запросов (33% положительных ответов), в 2007 году - 29,4 тыс. (37%), в 2008 году 34 тыс. (41% положительных ответов).

Наряду с положительными моментами в организации доступа пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации, хранящимся в федеральных государственных архивах, имеются недостатки и нерешенные проблемы.

Так, пользователей читальных залов федеральных государственных архивов не всегда удовлетворяют графики их работы, сроки и количество выдаваемых дел и документов, высокая стоимость копий архивных документов.

К сожалению, имели место единичные факты краж архивных документов в читальных залах Российского государственного исторического архива Дальнего Востока, Российского государственного архива экономики, Российского государственного архива социально-политической истории, а также отдельные случаи неумышленного повреждения микрофильмов фонда пользования.

Еще не созданы условия для оперативного поиска нужной информации по всему комплексу описей и документов, хранящихся в федеральных государственных архивах, в том числе с использованием сети Интернет. В ряде архивов отсутствует или имеется устаревшее оборудование, в первую очередь читальные аппараты и копировальная техника, не везде есть резерв площадей для обеспечения пользователей посадочными местами.

Имели место нарушения сроков исполнения социально-правовых запросов; недостаточно разработан автоматизированный ПСА для быстрого поиска информации по запросам пользователей, не определена предельная стоимость услуг, оказываемых федеральными государственными архивами.

Необходима переработка Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (М., 1998), прежде всего, в части усиления контроля за сохранностью документов, выдаваемых пользователям в читальные залы.

Дальнейшее совершенствование работы федеральных государственных архивов в части обеспечения оперативного доступа к архивным документам в читальных залах, создания комфортных условий их работы во многом зависит от уровня бюджетного финансирования, в том числе в рамках федеральной целевой программы "Культура России".

Коллегия решила:

1. Одобрить работу федеральных государственных архивов по организации доступа пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации.

2. В целях расширения доступа пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных государственных архивах, Федеральному архивному агентству (В.П.Козлов):

- до 2012 года обеспечить читальные залы федеральных государственных архивов достаточным количеством читально-копировальных аппаратов;

- активизировать работу по созданию электронных информационных ресурсов федеральных государственных архивов и их предоставлению пользователям в режимах локального и удаленного доступа;

- организовать в 2009-2011 годах НИОКР с использованием программного комплекса "Архивный фонд (4-я версия)" в целях размещения на портале "Архивы России" полной информации о составе и содержании архивных фондов, хранящихся в федеральных государственных архивах, с возможностями для пользователей расширенного поиска по ней;

- доработать и направить в течение 2009 года на утверждение в Минкультуры России временное "Положение о порядке осуществления работ и оказания услуг на платной основе федеральными государственными учреждениями, подведомственными Росархиву", предусмотрев в нем установление предельной стоимости услуг, оказываемых федеральными государственными архивами:

- подготовить в течение 2009-2010 годов проект новой редакции Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и представить его на утверждение в Минкультуры России.

3. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на заместителя Министра культуры Российской Федерации А.Е.Бусыгина.

Председатель коллегии,
Министр
А.А.Авдеев

     


Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
официальный сайт Роскультуры
http://pravo.roskultura.ru (сканер-копия)
по состоянию на 08.07.2009