46. Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации письменных обращений является поступление в ФСКН России письменного обращения гражданина.
47. Перед вскрытием конвертов, бандеролей, других почтовых отправлений (далее - конверты) проверяется правильность их адресования. Ошибочно доставленные почтовые отправления не вскрываются и возвращаются на почту.
48. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем вложений. В случае их отсутствия либо несоответствия указанных в обращении гражданина документов и материалов имеющимся в конверте составляется соответствующий акт и вносятся отметки в учетные формы. Конверт хранится вместе с обращением и материалами по его рассмотрению.
49. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
50. Сотрудник Приемной ФСКН России регистрирует поступившие в ФСКН России письменные обращения путем внесения данных в учетную форму системы автоматизации делопроизводства (далее - учетная форма).
Регистрация обращений начинается ежегодно с первого номера.
51. Основными сведениями, подлежащими обязательному отражению в учетной форме, являются:
дата регистрации обращения;
регистрационный номер;
сведения о повторности обращения;
фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, или адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, дата подписания обращения (абзац в редакции приказа ФСКН России от 25 января 2011 года N 19 - см. предыдущую редакцию);
краткое содержание обращения;
фамилия, инициалы и резолюция должностного лица по обращению, название структурного подразделения и (или) фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения (исполнитель);
дата и результаты рассмотрения обращения;
сведения о постановке обращения на контроль;
сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.
52. Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется на свободном месте первой страницы обращения. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии гражданина и порядкового номера обращения (например: Д/401).
Если обращение является приложением к сопроводительному письму, поступившему из государственного органа, органа местного самоуправления, организации или от должностного лица, регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
53. При поступлении повторных обращений (обращений от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу) им присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующих графах учетной формы указываются регистрационный номер первичного обращения и отметка "повторно". Обращения одного и того же гражданина по разным вопросам повторными не считаются.
54. Второй и последующие экземпляры одного и того же обращения, направленные гражданином в различные органы государственной власти, органы местного самоуправления или иным должностным лицам (далее - дубликатное обращение) и переадресованные этими органами и должностными лицами в ФСКН России, регистрируются за самостоятельными номерами и приобщаются к ранее поступившему обращению.
Дубликатное обращение, повторяющее текст предыдущего обращения, на которое давался ответ, не рассматривается, а заявителю направляется уведомление о ранее данном ответе с приложением копии этого ответа.
55. Регистрационный номер обращения, подписанного двумя и более гражданами (далее - коллективное обращение), состоит из букв "Кол" и порядкового номера обращения (например: Кол/635). При регистрации такого обращения в учетную форму вносятся первые две-три разборчиво указанные фамилии. Первой указывается фамилия гражданина, в адрес которого должен быть направлен ответ. В графе "Примечание" учетной формы проставляется отметка "коллективное" и указывается количество граждан, подписавших обращение.
56. В случае поступления из государственных органов, органов местного самоуправления или от должностных лиц нескольких обращений с одним сопроводительным письмом регистрационный номер присваивается каждому обращению. При этом сопроводительное письмо копируется в количестве, соответствующем числу обращений.
57. Регистрационный номер обращения, в котором не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и его почтовый адрес, состоит из букв "Ан" и порядкового номера поступившего обращения (например: Ан/711). В графе "Примечание" учетной формы проставляется отметка "анонимное".