108. Обращения со всеми относящимися к ним материалами формируются в дела и хранятся в уполномоченном подразделении ФМС России по рассмотрению обращений, территориальных органах.
109. На каждом обращении после принятия окончательного решения проставляются отметка "В дело", дата и подпись руководителя структурного подразделения ФМС России, территориального органа.
110. Обращения, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела по календарному году в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
111. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
112. При формировании дел проверяются правильность оформления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дело подшивать запрещается.
113. Ответственность за сохранность документов по обращениям, законченных делопроизводством, возлагается на уполномоченное подразделение ФМС России по рассмотрению обращений, территориальные органы, а находящихся на исполнении, - на руководителей структурных подразделений ФМС России, территориальных органов, а также на специалистов, должностных лиц ФМС России, работающих с данной категорией документов.
114. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном порядке.
115. Документы по обращениям, подлежащие постоянному хранению, передаются на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.