5.4.1. Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).
В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
В зависимости от назначения акты могут быть различного содержания: акты ликвидации организаций; приема-передачи (при смене руководства, приеме-передаче дел, материальных ценностей и т.д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных бланков строгой отчетности и т.д.; списания; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др.
5.4.2. Акты оформляются на специальных бланках (формах) или на стандартных листах бумаги.
Акты, оформленные на стандартных листах бумаги, имеют следующие реквизиты.
Гриф утверждения - печатается в правом верхнем углу.
Наименование вида документа - слово "АКТ" отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выравнивается по центру.
Номер проставляется арабскими цифрами после слова АКТ на той же строке.
Заголовок отделяется от слова "АКТ" 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос, о чем составлен акт, например: о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
Текст акта отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением структурного подразделения, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии.
В констатирующей части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1 экземпляр - МЧС России
2 экземпляр - Центральный региональный центр МЧС России
3 экземпляр - войсковая часть 00000
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.
Например:
Председатель комиссии | И.О. Фамилия | |
(подпись) | ||
Члены комиссии | И.О. Фамилия | |
(подпись) | ||
И.О. Фамилия | ||
(подпись) | ||
И.О. Фамилия | ||
(подпись) |
5.4.3. Особенности оформления ликвидационных актов и актов приема-передачи при реорганизации территориальных органов, воинских частей, организаций системы МЧС России.
При ликвидации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России без передачи их функций другим органам управления, воинским частям, организациям системы МЧС России ликвидационный акт составляется в двух экземплярах, один из которых подлежит передаче по месту утверждения (МЧС России), а второй присоединяется к делам ликвидируемого территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России и передается в Центральный архив МЧС России.
При реформировании территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России с передачей их функций другой организации акт приема-передачи составляется в трех экземплярах, один экземпляр передается в МЧС России, второй - организации-правопреемнику, третий передается в Центральный архив МЧС России.
В обязательном порядке в актах должно быть отражено состояние секретного и несекретного делопроизводства.
К акту должен прилагаться перечень документов и дел, переданных организации-правопреемнику и в соответствующий архив, с указанием номеров описей приема-сдачи и результата сверки журналов учета дел и документов.
Гриф утверждения (обязателен) располагается в правом верхнем углу.