Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинской частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России (утратил силу на основании приказа МЧС России от 03.12.2014 N 670)
Разработка и оформление проектов распорядительных документов по основным вопросам деятельности
5.1.17. Обеспечение качественной подготовки приказов и распоряжений, их согласование возлагается на руководителей структурных подразделений территориальных органов, организаций, которые готовят и вносят проект приказа (распоряжения) на подпись.
5.1.18. Контроль за правильностью оформления проектов приказов, распоряжений осуществляет структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, и юридическая служба (отдел, отделение и т.д.).
5.1.19. Разработка проекта приказа, распоряжения должна начинаться с изучения относящихся к теме законодательства Российской Федерации; договоров о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации; действующих по рассматриваемому вопросу приказов, распоряжений; научной литературы; данных социологических и иных исследований, а также справочного материала.
При разработке проекта приказа, распоряжения необходимо определить потребность в материальных, финансовых и других ресурсах для проведения предусматриваемых мероприятий, составить смету расходов, которая должна являться одним из приложений к проекту приказа, распоряжения.
5.1.20. Структура распорядительного документа должна быть простой и удобной для работы. При большом объеме текста в проекте распорядительного документа излагаются лишь главные вопросы, а остальные излагаются в приложениях к распорядительному документу.
5.1.21. Термины, применяемые в распорядительных документах, должны соответствовать терминологии, принятой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и в системе МЧС России, и должны употребляться в одном и том же значении в тексте проекта распорядительного документа и приложениях к нему.
При употреблении специальных или новых терминов, их значение должно быть разъяснено в примечаниях.
5.1.22. Проекты приказов и распоряжений оформляются на бланках установленного образца (приложения NN 10, 11).
5.1.23. Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним печатаются в одном экземпляре на одной стороне листа односортной бумаги качеством не ниже white, 80г/м формата A4 (210 x 297 мм), шрифтом Times New Roman размером 14 в текстовом редакторе Word for Windows версии от 6.0 и выше. Первая строка каждого абзаца должна начинаться на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст проекта приказа, распоряжения печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левой и правой границам текстового поля и отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами. Обязательно оставление свободных от текста полей: с левой стороны листа - 2,5 см, с правой стороны - 1,0 см, сверху и снизу - не менее 2,0 см.
Печатание проектов распорядительных документов и приложений к ним нестандартным шрифтом не допускается.
5.1.24. Проект распорядительного документа должен содержать следующие реквизиты:
эмблема МЧС России
краткое наименование вышестоящей организации - МЧС России
полное наименование территориального органа, организации системы МЧС России;
наименование вида документа;
заголовок (кроме приказов по личному составу и строевой части)
текст;
подпись;
необходимые визы должностных лиц, которые располагаются на листе согласования или на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения;
отметка об исполнителе документа, которая располагается на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения и содержит инициалы и фамилию исполнителя документа, его рабочий телефон и личную подпись.
5.1.25. Заголовок приказа, распоряжения должен кратко и точно отражать содержание текста документа. Заголовок печатается полужирным шрифтом размером N 14 одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
5.1.26. Текст приказа, распоряжения (кроме приказов по личному составу и по строевой части) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Она может начинаться словами "В целях ...", "Во исполнение ...", "В соответствии ..." и т.д. Если распорядительный документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его автор, дата, номер и заголовок (приложение N 21).
Констатирующая часть в приказах завершается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается строчными буквами вразрядку обычным шрифтом (в распоряжениях - словом "п р е д л а г а ю").
Если текст проекта распорядительного документа не имеет констатирующей части, то слово "п р и к а з ы в а ю" ("п р е д л а г а ю") не пишется (приложение N 22).
5.1.27. В распорядительной части проекта приказа, распоряжения излагаются предписываемые действия (поручения), указываются исполнители (структурные подразделения, организации, должностные лица - с указанием должности, звания) и устанавливается срок исполнения; делается запись о признании утратившими силу или о внесении изменений в ранее изданные распорядительные документы. Последний пункт распорядительной части приказа может определять должностное лицо, на которое возлагается ответственность за исполнение приказа (распоряжения).
5.1.28. Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов должна быть единой (сквозной) для всего распорядительного документа. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт должен выражать, как правило, одну законченную мысль, самостоятельное требование.
5.1.29. Примечания к пунктам проекта распорядительного документа могут быть только подстрочными (сноски).
Если в тексте проекта распорядительного документа упоминаются законодательные, иные нормативные правовые акты, то необходимо делать сноски с указанием даты издания и номера соответствующего приказа, которым они введены, и указанием официального источника его опубликования (например, Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 18, ст.2060).