4.1.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
4.1.2. Для подготовки и оформления документов в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России применяются следующие бланки с продольным и угловым расположением реквизитов.
Бланки с продольным расположением реквизитов (приложения N 10, 11, 12) используются для оформления распорядительных документов и протоколов совещаний, а также для оформления служебных писем в тех случаях, если использование этого вида бланка закреплено в учредительных документах организации системы МЧС России.
Бланки с угловым расположением реквизитов (приложение N 13, 14) используются для оформления служебных писем, справок и т.д.
4.1.3. Бланки должны быть изготовлены либо полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, либо с использованием имеющихся в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России технических средств (множительной и компьютерной техники). При этом для подготовки исполнителями документов на бланках в электронном виде необходимым условием является единообразная форма бланка во всех компьютерах исполнителей территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.
Изображение углового штампа на бланке должно строго соответствовать требованиям Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 N 516ДСП.
4.1.4. Применяемые в деятельности территориальных органов, воинских частей, организаций системы МЧС России бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также бланки документов, удостоверяющих личность; трудовых книжек и вкладышей к ним; воинских перевозочных документов; чековых, квитанционных и расчетных книжек и другие бланки документов, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом, относятся к бланкам строгой отчетности.
4.1.5. Бланки строгой отчетности подлежат обязательному учету в журналах (приложение N 15) раздельно по видам бланков. Учет расходования этих бланков ведется в том структурном подразделении, в котором они используются. Журналы учета бланков строгой отчетности включаются в номенклатуру дел.
4.1.6. Для уничтожения испорченных в процессе работы бланков создается комиссия в составе не менее трех человек.
Непосредственное уничтожение бланков производится один раз в квартал членами комиссии путем сжигания или переработки на бумагорезательных машинах, о чем составляется соответствующий акт (приложение N 16).
Акты об уничтожении бланков строгой отчетности подшиваются в дело, которое должно быть обязательно включено в номенклатуру дел.
Акты об уничтожении бланков строгой отчетности должны иметь собственную нумерацию, отличную от нумерации актов об уничтожении дел и документов.
После уничтожения бланков строгой отчетности в журналах учета проставляется отметка об уничтожении бланков с указанием номера акта.