4.2.1. Создаваемые в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman размером 12, 13, 14, 15 одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В отдельных случаях межстрочные интервалы могут быть изменены.
Для выделения части текста документа, заголовков, примечаний могут использоваться жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь размеры полей, не менее, мм:
левое | 25 |
правое | 10 |
верхнее | 20 |
нижнее | 20 |
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки начиная со второй страницы. Первая страница документа или приложения не нумеруется.
4.2.2. Обязательными реквизитами оформления документов являются: эмблема МЧС России, полное и краткое наименование территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, название документа, заголовок, дата документа, индекс, текст, визы, подпись, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В необходимых случаях документы могут иметь дополнительные реквизиты: адресат, резолюция, гриф утверждения, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, отметка о поступлении и др.
Перечень реквизитов документов и схемы их расположения представлены в приложениях NN 17, 18, 19 к настоящей Инструкции.
4.2.3. Эмблема МЧС России изображается на бланках в соответствии с Положением о геральдическом обеспечении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным приказом МЧС России от 19.01.2004 N 17, и располагается над серединой реквизита "Наименование организации".
4.2.4. В реквизите "Наименование организации" указывается действительное или условное наименование, присвоенное территориальному органу, воинской части, организации системы МЧС России. Ниже располагается сокращенное наименование (в скобках), если оно закреплено в учредительных документах.
Над наименованием территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России.
4.2.5. Реквизит "Справочные данные" включает почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телетайпа, адрес электронной почты, а также может содержать другие необходимые сведения: идентификационный номер налогоплательщика, номера счетов в банках и др.
Почтовый адрес указывается в следующем порядке: название улицы, номер дома, название города, почтовый индекс.
4.2.6. Наименование вида документа указывается на каждом документе, за исключением письма.
4.2.7. Датой распорядительного документа и письма является дата его подписания, для протокола - дата проведения заседания, для акта - дата события, зафиксированного в документе. Для утверждаемого документа (регламент, план, положение, отчет, акт) - дата утверждения.
Дата утверждаемого документа проставляется должностным лицом, утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
4.2.7.1. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 марта 2008 года следует оформить 05.03.2008.
4.2.7.2. При оформлении финансовых документов в необходимых случаях допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 марта 2008 года.
4.2.7.3. При ссылке в тексте документа на дату другого документа ее следует оформлять следующим образом:
для документа, изданного до 1999 года включительно, день месяца, месяц и год оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, например, дату 12 мая 1999 года следует оформить 12.05.99;
для документов, изданных в 2000 году и последующих годах, дата указывается в соответствии с п.4.2.7.1 настоящей Инструкции.
Ссылку на даты законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации следует оформлять в том виде, в котором они были официально зарегистрированы.
4.2.8. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Порядок проставления регистрационных номеров документов указан в п.3.4 настоящей Инструкции.