Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинской частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России (утратил силу на основании приказа МЧС России от 03.12.2014 N 670)

I. Общие положения

1.1. Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования работы с документами в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъектам Российской Федерации, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, подразделениях федеральной противопожарной службы и Государственной инспекции по маломерным судам, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формированиях, образовательных, научно-исследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждениях и организациях, находящихся в ведении МЧС России (далее - территориальные органы, воинские части, организации системы МЧС России).

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с несекретными документами, включая документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), а также документы, поступающие по электронной почте.

Организация работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 года N 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 N 05).

1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст, Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 29.07.2008 N 425, другими нормативными правовыми актами по вопросам делопроизводства.

В территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России могут быть разработаны и согласованы с Административным департаментом МЧС России дополнения к настоящей Инструкции, отражающие специфику работы с документами в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России.

1.4. Инструкция утверждается приказом МЧС России.

1.5. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, представленными на носителях всех видов. Регистрация, оформление документов и контроль их исполнения могут быть организованы с использованием электронно-вычислительной техники и программных средств, предназначенных для учета документов. При этом автоматизированные технологии обработки служебной документации должны соответствовать требованиям настоящей Инструкции.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на начальников территориальных органов, командиров воинских частей, начальников (руководителей) организаций системы МЧС России.

1.7. Организацию и совершенствование документационного обеспечения управления, формирование и поддержание единой базы данных о документах, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов (совместно со структурными подразделениями, отвечающими за автоматизированную систему управления), контроль за соблюдением требований Инструкции, а также архивное хранение документов осуществляет штатное самостоятельное структурное подразделение территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, созданное для ведения делопроизводства (отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, общее отделение и т.д.).

Методическое руководство организацией делопроизводства в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России осуществляет Центральный архив МЧС России совместно с Административным департаментом МЧС России.

1.8. Ведение делопроизводства в управлениях и самостоятельных отделах территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (далее - структурные подразделения) возлагается на одного или нескольких сотрудников структурного подразделения. Персональный список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и лиц, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.) утверждается приказом начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

При увольнении ответственного за делопроизводство и назначении другого сотрудника в список вносятся соответствующие изменения по представлению руководителей структурных подразделений.

При наличии в структурном подразделении двух и более ответственных за делопроизводство между ними должны быть распределены должностные обязанности.

1.9. На сотрудников структурных подразделений, созданных для ведения делопроизводства, возлагаются следующие функции:

прием, учет и распределение поступающих документов;

передача документов на рассмотрение начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России и после получения соответствующей резолюции - исполнителям;

учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка;

контроль за прохождением документов, подготовка руководству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

ведение статистического учета поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов;

________________

Учет количества документов производится по произвольной форме. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно. Учет количества документов, как правило, производится ежемесячно и суммируется за год.

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел;

формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;

учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности, используемых в делопроизводстве;

учет печатей и штампов и контроль за их использованием (при отсутствии режимно-секретных органов);

проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.