Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и Инструкцией.
6.1. Составление номенклатуры дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о Министерстве и его департаментах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (приложение N 14) и сводная номенклатура дел (приложение N 15).
6.1.4. Номенклатура дел департамента составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается его директором, согласовывается с Отделом делопроизводства и архива Департамента управления делами и контроля и представляется в Департамент управления делами и контроля Министерства.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в архив.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется начальником Отдела делопроизводства и архива Департамента управления делами и контроля на основе номенклатур дел департаментов при методической помощи Государственного архива Российской Федерации.
6.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается директором Департамента управления делами и контроля, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Министерства, с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГАРФ) и утверждается (не позднее конца текущего года) Министром. Согласовывается номенклатура дел с ГАРФ не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.
6.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия департаментов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
6.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.12. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения департамента, номера отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
12-05-01, где 12 - обозначение департамента, 05 - порядковый номер отдела, 01 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов Министерства; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заготовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Министерства или департамента (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
"Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)"