4.1. Регистрация документов
4.1.1. Основой построения поисковой системы является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного департамента в другой новый регистрационный номер на документе не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Министерства, служебная переписка, обращения граждан.
4.1.5. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение Министра и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью Министра и его заместителей, протоколы и решения Коллегии Министерства регистрируются в соответствующих отделах Департамента управления делами и контроля. Регистрация иных отправляемых документов производится в департаментах Министерства.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в Отделе делопроизводства Департамента управления делами и контроля.
4.1.6. Документы регистрируются в автоматизированной электронной системе "Учет и контроль исполнения документов".
4.1.7. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
наличие приложений;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения.
4.1.8. Регистрация документов-ответов осуществляется в автоматизированной электронной системе "Учет и контроль исполнения документов". Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.2. Организация поисковой системы по документам
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Министерстве существует поисковая система по документам. Поисковая система по документам создана в электронном виде.
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и справочники.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество регистрационно-контрольных карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации (Приложения N N 10, 11, 12, 13).