3. Организация документооборота
Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
3.1. Организация доставки документов
3.1.1. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Министерство доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей, а также печатные издания.
3.1.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпо-граммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
3.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов
3.2.1. Документы, поступающие в Министерство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками Департамента управления делами и контроля.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в автоматизированной электронной системе "Учет и контроль исполнения документов". На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименования отделов Департамента управления делами и контроля Министерства, дату и регистрационный номер. При постановке документа на контроль в регистрационном штампе также указывается слово "Контроль" и дата исполнения документа.
3.2.2. Документы, адресованные Министру или его заместителям, а также без указания конкретного лица или департамента Министерства предварительно рассматриваются в Департаменте управления делами и контроля, а затем направляются руководству или в соответствующий департамент.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством Министерства и направляемые непосредственно в соответствующие департаменты и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, в соответствии с полномочиями, возложенными на департаменты.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в департаменты или должностным лицам.
Рассмотренные руководством Министерства документы возвращаются в соответствующий отдел Департамента управления делами и контроля, где в автоматизированной электронной системе "Учет и контроль исполнения документов" вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими департаментами, Департамент управления делами и контроля направляет ответственному исполнителю, остальным исполнителям - копии.
3.2.3. Поступившие в Министерство телеграммы принимаются уполномоченным работником Отдела делопроизводства Департамента управления делами и контроля под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в журнале учета телеграмм, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
3.2.4. При составлении и оформлении телеграмм должны соблюдаться следующие правила:
телеграммы печатаются прописными буквами в двух экземплярах через два интервала на одной стороне листа, без переноса слов, красных строк и абзацев, а также без поправок и исправлений. Текст телеграммы излагается четко, кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается их содержание. При необходимости допускаются знаки: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), скобка (скб), восклицательный знак (воскл). Текст не должен заканчиваться цифрами. При адресовании телеграммы указывается город, область, край, адрес, наименование организации, фамилия адресата. После текста телеграммы с новой строки печатается слово "Минфин России" и фамилия лица, подписавшего телеграмму, подпись должна соответствовать напечатанной фамилии.
3.2.5. Телеграмма категории "Правительственная" подписывается Министром или заместителем Министра, а также директорами департаментов при наделении их соответствующими полномочиями.
3.2.6. В телеграмме слева под чертой указывается дата отправки, полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, фамилия и номер телефона исполнителя.
3.2.7. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и директора соответствующего департамента;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется уполномоченным работником Отдела делопроизводства Департамента управления делами и контроля в журнале регистрации факсограмм. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;