Ведомость N 1 предназначена для аналитического учета всех операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками, осуществляемым по акцептной форме. В строительных организациях учет расчетов заказчиков с подрядчиками и генподрядчиков с субподрядчиками ведется также в ведомости N 1.
В той же ведомости N 1 ведется аналитический учет расчетов с поставщиками, осуществляемых в порядке плановых платежей. Но при этом дебетовые обороты показываются как суммы зачета, списываемого на счет N 76 (61, 67, 73, 76), на котором учитываются расчеты по указанным платежам.
Таким образом, в ведомости N 1 отражаются операции по кредиту счета N 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и дебетовые обороты по этим расчетам, т.е. суммы оплаты счетов-фактур поставщиков и подрядчиков либо списанные суммы.
На промышленных предприятиях, в снабженческих и сбытовых организациях, при значительном количестве счетов-фактур на приобретенные товарно-материальные ценности, принятые работы и оказанные услуги, необходимые данные по ним могут накапливаться в отдельных бланках ведомости N 1: в одном - производятся записи в связи с расчетами за отгруженные товарно-материальные ценности, за их доставку и за переработку материалов; в другом - в связи с расчетами за прочие работы и услуги.
В свою очередь накапливание данных по операциям, связанным с заготовлением товарно-материальных ценностей, также может осуществляться в отдельных бланках ведомости N 1: на промышленных предприятиях могут обособленно учитываться, например, операции по заготовлению материальных ценностей, приобретенных за счет средств финансирования капитальных вложений; в снабженческих и сбытовых организациях, при наличии нескольких складов хранения товаров, необходимые записи по поступлению товаров могут быть произведены также на отдельных бланках ведомости N 1.
У заказчиков и в строительных организациях для учета расчетов с подрядчиками (субподрядчиками) за выполненные работы записи рекомендуется производить также на отдельном бланке ведомости N 1.
Кредитовые и дебетовые обороты при расчетах по акцептной форме отражаются в ведомости N 1 по каждому отдельному соответствующему расчетному документу.
При отражении в ведомости N 1 необходимых данных по этим расчетам надлежит руководствоваться следующим:
1. Записи по кредиту счета N 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", а именно суммы, причитающиеся за отгруженные и поступившие товарно-материальные ценности, принятые работы и услуги, производятся на основании предъявленных поставщиками и подрядчиками и принятых к оплате счетов-фактур (расчетных документов), а по неотфактурованным поставкам - согласно сопроводительным к грузу документам. Поступление материальных ценностей должно быть надлежащим образом оформлено и подтверждено соответствующими приходными документами. Поэтому к записи прилагаются счета-фактуры или заменяющие их документы после тщательной проверки. Так, проверка документов на поставку материальных ценностей, по которым груз уже поступил, осуществляется с учетом данных, приведенных в складских приходных документах. При применении на предприятиях журнала формы N М-15, предусмотренного Основными положениями по учету материалов на предприятиях и стройках, документы, принимаемые к записи, должны быть предварительно зарегистрированы в указанном журнале.
Операции об оплате счетов-фактур отражаются на основе выписок банка, кассовых ордеров или других денежных документов. Разного рода списания - недоплаченные суммы, принимаемые на учет как кредиторская задолженность по разным счетам, суммы, обращаемые в погашение соответствующей дебиторской задолженности, не показанной в счете - фактуре как зачет, - отражаются по справкам, составляемым бухгалтерией.
2. В течение месяца записи в ведомости N 1 по счетам-фактурам или заменяющим их расчетным документам, относящимся к поставке товарно-материальных ценностей, в части слагаемых покупной стоимости этих ценностей и сумм, причитающихся поставщикам, производятся по мере поступления ценностей на склады предприятия (организации).
При этом по каждому счету-фактуре в отдельной строке ведомости N 1 указывают его регистрационный номер, приведенный согласно журналу формы N М-15, предусмотренному Основными положениями по учету материалов на предприятиях и стройках, основные реквизиты, предусмотренные в бланке ведомости N 1, а затем суммы, принятые к платежу, зачеты и другие необходимые суммы. Суммы, принятые к платежу, отражаются в обособленных графах ведомости N 1 по слагаемым, определяющим покупную стоимость фактически поступивших товарно-материальных ценностей; отдельно записывается сумма зачетов и общая сумма, принятая к оплате. Если при приемке товарно-материальных ценностей обнаруживается недостача, то, наряду со слагаемыми покупной стоимости фактически поступивших ценностей, показывается отдельно сумма выявленных недостач. В таком же порядке финансируются суммы претензий по сортности, комплектации и т.п., выявившиеся при приемке или установленные при проверке счета-фактуры. Если часть груза находится в пути, то в отдельной графе должна быть отражена и сумма, падающая на эту часть груза.
В снабженческих и сбытовых организациях для отражения в ведомости N 1 данных по поступившим от поставщиков товарам и таре могут быть использованы графы 1-4 или свободные графы (из граф 7-10). Суммы торговых скидок, предоставляемые поставщиками, отражаются красной записью в графе 9. В Главной книге записи по дебету счета N 41 с кредита счета N 60 производятся за исключением сумм скидок (как оборот по дебету счета N 41 с кредита счета N 42 "Торговая наценка и налог с оборота" эти суммы показываются в журнале-ордере N 6; в ведомости N 1 они лишь накапливаются).
Следовательно, занесенные в ведомость N 1 слагаемые покупной стоимости фактически поступивших товарно-материальных ценностей, с учетом накидок или скидок, сумм выявленных недостач, претензий, зачетов, а также стоимости неприбывшей части груза, составят сумму, принятую к оплате. Излишки, выявленные при приемке ценностей, показываются по отдельным строкам как неотфактурованные поставки.
Слагаемые, составляющие покупную стоимость поступивших товарно-материальных ценностей, отражаются в обособленных графах ведомости N 1 по отдельным синтетическим счетам, предназначенным для учета товарно-материальных ценностей. Суммы недостач и претензий показываются в корреспонденции с дебетом счета N 76 (61, 67, 73, 76) "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", а произведенные зачеты с поставщиком или подрядчиком - с дебетом счета, на котором числится зачитываемая дебиторская задолженность (авансы и т.п.).
По поступившим товарно-материальным ценностям в ведомости N 1 показываются также стоимость этих ценностей по учетным ценам (когда учет ведется по плановым, планово-расчетным, оптовым или розничным ценам). На промышленных предприятиях и в строительных организациях стоимость по учетным ценам отражается с разбивкой по синтетическим счетам.
Номера приходных ордеров или других заменяющих документов (в графе "Д") приводятся с указанием номеров складов, по которым приходуются товарно-материальные ценности. Номер склада указывается как дополнительный шифр к номеру приходного ордера, например: приходный ордер N 2132 относится к складу N 2, N 3540 относится к складу N 3, N 5703 - к складу N 5 и т.д.
В снабженческих и сбытовых организациях стоимость поступивших товаров по учетным ценам приводится по отдельным складам в отдельных ведомостях. Разбивка складов по отдельным бланкам ведомости N 1 должна быть произведена так, чтобы по одному счету-фактуре не приходилось делать записи в разных бланках.
3. Неотфактурованные товарно-материальные ценности, поступившие в отчетном месяце (по которым счета-фактуры поставщиками не предъявлены к оплате), отражаются в ведомости N 1 раздельно по каждой поставке, причем вместо номера счета-фактуры в графе того же названия ставится буква "н" (неотфактурованные). По каждой поставке приводится стоимость поступивших товарно-материальных ценностей по учетным ценам, а вместо покупной стоимости (в графах, предназначенных для записи сумм по счетам-фактурам или другим документам) - та же учетная стоимость, но в разбивке по синтетическим счетам. При этом в графе "Сумма по счетам-фактурам (в пределах акцепта) и за неотфактурованные поставки" (графа 15) итог показывается с буквой "н" в числителе. По поступлении счетов-фактур на товарно-материальные ценности, принятые в порядке неотфактурованных поставок, ранее записанная сумма условной стоимости этих ценностей сторнируется, а на основе полученных счетов-фактур производятся записи в общем порядке.
Сторнируемые суммы и суммы по поступившим счетам-фактурам находят отражение обособленно в очередных свободных строках ведомости N 1. Причем по строке, на которой сторнируются неотфактурованные поставки, в графах 16-25 делается отметка о номере строки, на которой товарно-материальные ценности были ранее отражены как неотфактурованные поставки (в графе 16 или 21). Одновременно по строке, по которой товарно-материальные ценности были отражены как неотфактурованные, в графах "Отметка об оплате, списании или сторно по неотфактурованным поставкам" указывается номер строки, на которой произведена сторнировочная запись (в графе 16 или 21).
Записи по неотфактурованным поставкам могут производиться по мере поступления груза или в конце месяца.
4. В ведомости N 1 суммы за произведенные подрядчиками работы и за оказанные услуги приводятся по мере приемки указанных работ и услуг на основании счетов-фактур. Порядок отражения необходимых данных по указанным счетам-фактурам в регистрах аналогичен порядку, изложенному в пояснениях о записях по счетам-фактурам на поступившие товарно-материальные ценности. Причитающиеся подрядчикам и поставщикам суммы показываются в корреспонденции с дебетом счетов, на которых должны быть учтены соответствующие затраты; суммы зачетов или претензий, возникших после акцепта счетов-фактур, приводятся в обособленных графах, в корреспонденции с дебетом счетов, где отражаются эти расчеты (счета N 76 (61, 67, 73, 76) и др.).
В строительных организациях на отдельном бланке ведомости N 1 отражаются расчеты с субподрядчиками по счетам за выполненные строительно-монтажные работы, причем в графе 18 или 23 красной записью показывается, согласно счету, зачет авансов и промежуточных выплат, а в графе 15 - сумма к платежу.
5. Наряду с данными о суммах, причитающихся за отгруженные товарно-материальные ценности, принятые работы и услуги, в ведомости N 1 отмечаются суммы оплаты и списаний по каждому счету-фактуре отдельно.
Оплата с расчетного счета и в порядке зачета взаимных требований выделяется в специальных графах; оплата из кассы и разного рода списания приводятся в графах "С прочих счетов" с указанием корреспондирующего счета. Оплата счетов-фактур путем погашения плановых платежей показывается также в графах "С прочих счетов" в кредит счета N 76 (61, 67, 73, 76).
Отметки об оплате счетов-фактур и списании делаются в течение двух месяцев в тех ведомостях, в которых нашли отражение данные о поступлении груза, принятии работ и услуг, т.е. там же, где значатся суммы, причитающиеся поставщикам или подрядчикам. В таком же порядке производятся записи и в отношении неотфактурованных поставок, т.е. отметка о том, что сумма отсторнирована, если счет - фактура поступил, делается в течение двух месяцев в той же ведомости, где были отражены данные по неотфактурованным поставкам.
По истечении двух месяцев (на третий месяц) суммы, оставшиеся неоплаченными или несписанными, и суммы по неотфактурованным поставкам без отметок о сторно переносятся отдельно по каждому счету-фактуре или заменяющему его документу в графу 15 ведомости N 1 третьего месяца, для чего в ведомости N 1 используются вкладные листы; в дальнейшем отметка об оплате, списании или о сторно делается уже в данной ведомости. Записи кредитовых оборотов по счету N 60 по строкам, на которых записано сальдо, производиться не должны.
В каждой ведомости за отчетный месяц, на последней странице, приводятся обобщенные данные о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками.