Примерная номенклатура дел для общеобразовательного учреждения - тематизированный список основных для большинства образовательных учреждений наименований дел с указанием сроков их хранения*.
________________
* В Примерной номенклатуре не предусмотрены дела, формируемые в процессе работы музея, кружков, проведения ряда других учебно-воспитательных мероприятий.
Предлагаемая Примерная номенклатура дел является основой для составления номенклатуры дел конкретного общеобразовательного учреждения, способствует правильному формированию дел, служит унификацией ведения делопроизводства, ускоряет процесс обработки документов для передачи их в архив.
Примерная номенклатура дел состоит из разделов, каждый из которых имеет свой индекс. Такая система индексации дает возможность внести дополнительные статьи, не нарушая нумерацию других разделов. Сроки хранения дел определены исходя из практической и научной значимости и в соответствии с "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989 год) и "Перечнем документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов учреждений, организаций и предприятий системы просвещения" (М., 1981 год).
В номенклатуре дел общеобразовательного учреждения отражаются все документы, возникающие в делопроизводстве школы, в том числе и не предусмотренные настоящей Примерной номенклатурой дел, например, документы о работе образовательного учреждения, музея, кружков, проведении предметных олимпиад, смотров, об обмене передовым опытом и др. В этих случаях номенклатура дел учебного заведения дополняется, а сроки хранения соответствующих документов устанавливаются:
а) для школ, передающих документы в госархивы, - по согласованию с этими архивами;
б) для школ, не передающих документы в госархивы, - исходя из длительности их практического использования.
Дела, предусмотренные в Примерной номенклатуре дел под отдельными порядковыми номерами, в номенклатуре дел общеобразовательного учреждения могут объединяться по более общим вопросам или разъединяться по частным вопросам на отдельные дела в зависимости от объема и важности группируемых в них документов. При этом нельзя объединять дела с разными сроками хранения (постоянного или временного).
По окончании делопроизводственного года на дела постоянного хранения составляется опись.
Описи составляются также на личные дела выбывших воспитанников и документы по личному составу работников учебного заведения.
Правила описания документов установлены "Государственной системой документационного обеспечения (управления)", требованиями "Основных правил работы ведомственных архивов".
По всем вопросам ведения делопроизводства и архивов можно получить консультации в архивных учреждениях субъектов Российской Федерации, а также в Центральном архиве Министерства образования Российской Федерации.