4.1. Результат ревизии оформляется актом. Результат проверки оформляется справкой. Акт (справка) должен быть объективным, кратким, с указанием результатов проверяемых вопросов и обнаруженных недостатков, нарушений. Цифровые данные излагаются в приложении к акту (справке).
4.2. В акте ревизии должны быть отражены вопросы, изложенные в разделе 7 настоящей Инструкции.
4.3. При изложении фактов нарушений указываются точное наименование проверяемых объектов, документов, операций, фамилии и должности работников, допустивших нарушения, а также время нарушения. В акте (справке) должны быть даны предложения руководителю подразделения ОАО "РЖД" по устранению вскрытых ревизией или проверкой недостатков с указанием сроков их устранения.
В акте отмечается выполнение (невыполнение) предложений и указаний, зафиксированных в акте предыдущих ревизий и проверок.
При необходимости к акту должны быть приложены заверенные должностными лицами копии документов и книг, подтверждающих нарушения.
4.4. При выявлении в процессе ревизии (проверки) фактов злоупотреблений коммерческий ревизор обязан немедленно доложить об этом старшему коммерческому ревизору, а старший коммерческий ревизор обязан немедленно информировать:
а) начальника отделения дороги в подразделениях ОАО "РЖД", входящих в состав отделения дороги;
б) первого заместителя начальника железной дороги через дорожного коммерческого ревизора в подразделениях ОАО "РЖД", входящих в состав железной дороги;
в) руководителя подразделения филиала, структурного подразделения ОАО "РЖД" или ДЗО, в ведении которого находится проверяемое подразделение ОАО "РЖД", расположенное в районе обслуживания железной дороги.
4.5. В случае необходимости коммерческий ревизор имеет право по материалам ревизии (проверки) потребовать письменные объяснения от допустивших нарушения руководителей и работников проверяемого подразделения ОАО "РЖД".
4.6. Руководитель подразделения ОАО "РЖД" обязан ознакомиться с актом в течение 2 рабочих дней (со справкой в течение 1 рабочего дня) и подписать акт (справку).
4.7. Акт (справка) о результатах ревизии (проверки) подразделения ОАО "РЖД" составляется коммерческим ревизором (старшим коммерческим ревизором) и после подписания один экземпляр акта (справки) предоставляется руководителю проверенного подразделения ОАО "РЖД".
В течение 5 рабочих дней после подписания акта, в зависимости от принадлежности ревизуемого подразделения ОАО "РЖД", один экземпляр предоставляется:
а) начальнику отделения дороги - по подразделениям ОАО "РЖД", входящим в состав отделения дороги;
б) первому заместителю начальника железной дороги - по подразделениям ОАО "РЖД", входящим в состав железной дороги;
в) руководителю подразделения филиала (структурного подразделения) ОАО "РЖД", в ведении которого находится проверяемое подразделение ОАО "РЖД" или подразделение дочернего общества, расположенного в районе обслуживания железной дороги.
Один экземпляр акта (справки) должен храниться в делах коммерческого ревизора (старшего коммерческого ревизора).
4.8. По распоряжению руководителей железных дорог и отделений железных дорог, в ведении которых находятся проверяемые подразделения ОАО "РЖД", им могут предоставляться справки по результатам проверок.
Руководителям железных дорог и отделений железных дорог, в ведении которых находятся проверяемые подразделения ОАО "РЖД", справки по результатам проверок могут предоставляться по инициативе старшего коммерческого ревизора отделения дороги.
По предложениям руководителей подразделений филиалов (структурных подразделений) ОАО "РЖД", в ведении которых находятся проверяемые подразделения ОАО "РЖД", расположенные в районе обслуживания отделения железной дороги, или по инициативе старшего коммерческого ревизора отделения дороги им могут предоставляться справки по результатам проверок.
4.9. Порядок пересылки (передачи) материалов по результатам ревизий (проверок) между подразделениями ОАО "РЖД" на дороге устанавливается начальником железной дороги.
4.10. По результатам ревизии в книге ревизорских замечаний формы ГУ-75 делается отметка о проведении ревизии и вносятся предложения, которые должны быть устранены в 3-суточный или меньший срок. Предложения, которые требуют устранения в срок свыше 3 суток, указываются в акте ревизии.
По результатам проведения проверки в книгу ревизорских замечаний формы ГУ-75 должны быть записаны все выявленные замечания и даны предложения с указанием сроков их устранения. При наличии записи в книге ГУ-75 справка по результатам проверки в подразделение ОАО "РЖД" может не вручаться и не подписываться руководителем подразделения ОАО "РЖД".
По результатам ревизий и проверок участков подразделений ОАО РЖД", территориально находящихся на станциях и удаленных от основного подразделения ОАО "РЖД", запись в книге ревизорских указаний формы ГУ-75 не оформляется. Акт (справка) по результатам ревизии (проверки) высылается в вышестоящее подразделение ОАО "РЖД".
Указания коммерческого ревизора должны содержать конкретно и ясно выраженные практические предложения, направленные на устранение выявленных нарушений, недостатков.
4.11. В акте ревизии (справке о проверке):
а) отражаются выводы об улучшении или ухудшении работы с момента проведения предыдущей ревизии, основные недостатки, причины их возникновения, виновные в том, что эти недостатки и нарушения своевременно не устранены;
б) даются предложения о привлечении к дисциплинарной и другой ответственности работников, допустивших нарушения в работе, или необходимости проведения проверки знаний (аттестации) на соответствие занимаемой должности.