1. Данные правила регламентируют занесение информации в поля карточек бумажной картотеки и атрибуты транспортного формата.
2. При отсутствии сведений по тому или иному текстовому атрибуту в его поле в карточке проставляется запись: "Не установлен", а атрибуты транспортного формата пропускаются вместе с именем атрибута.
3. Атрибуты "Код формы документа", "Код субъекта", "Государственный регистрационный знак", "Код подразделения ГИБДД", "Код должностного лица ГИБДД", поля раздела "Введено в автоматизированный учет", не имеющие порядкового номера, образуют паспортную часть документа, при этом:
"Код формы документа" является цифровым кодом, отражающим конкретное назначение карточки учета. Коды форм учетных документов (карточек учета) приведены в приложении N 1 к Требованиям.
"Код субъекта" - четырехзначное цифровое обозначение субъекта Российской Федерации, используемый в Общероссийском классификаторе экономических районов (ОКЭР), или цифровой код государства - бывшей республики СССР, принятый в Общесоюзном классификаторе (СОАТО) (приложение N 1 к Требованиям).
"Код региона" - двузначное цифровое обозначение региона Российской Федерации в соответствии с приложение N 1 к Требованиям, применяемый с 1 января 1994 года на государственных регистрационных знаках транспортных средств, свидетельствах о регистрации транспортных средств, водительских удостоверениях и другой спецпродукции.
"Код подразделения ГИБДД", "Код должностного лица ГИБДД", "Код оператора" заполняются на основе справочников, сформированных и утвержденных МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации с обязательным направлением в федеральный центр.
Раздел "Введено в автоматизированный учет" заполняется кодом оператора, который ввел информацию в компьютерную базу данных и несет ответственность за достоверность переданных сведений, а также датой занесения информации в компьютерную базу данных.
4. Заполнение атрибутов карточек учета осуществляется в пределах полей атрибутов. Записи вне полей атрибутов не допускаются.
5. При заполнении поля атрибута следует различать написанием букву "з" от цифры "3", букву "ч" от цифры "4" и букву "о" от цифры "0" ("ноль").
6. Для обеспечения однозначности трактовки информации в базах данных латинские символы, имеющие одинаковое написание с русскими (А, В, С, Е, Н, К, М, О, Р, Х, У), трактуются как русские.