Надежные показатели эффективности служат необходимым средством оценки и повышения эффективности, действенности и качества услуг. Сбор статистических данных, относящихся к ресурсам, сотрудникам, службам, выдаче книг, мероприятиям и т.д., обеспечивает информацию для планирования, демонстрирует подотчетность и помогает принимать обоснованные решения в области управления.
Перечисленные ниже основные показатели эффективности могут быть использованы для оценки и мониторинга хода выполнения задач, поставленных перед библиотекой.
Показатели, связанные с пользователями:
- число выдачей на душу населения;
- общее число посещений библиотеки на душу населения;
- доля записанных в библиотеку по сравнению с населением общины;
- число выдачей на единицу фонда, то есть оборот ресурсов;
- число запросов о предоставлении справочной информации на душу населения;
- число выдачей за час работы;
- число обращений к электронным службам и другим материалам в ином формате, помимо печатного.
Показатели, связанные с ресурсами:
- общие размеры фонда на душу населения;
- число компьютерных терминалов/персональных компьютеров на душу населения;
- число компьютеров для онлайнового доступа пользователей на душу населения.
Показатели, связанные с людскими ресурсами:
- соотношение числа сотрудников на полной ставке и численности населения;
- соотношение числа сотрудников-специалистов и численности населения;
- соотношение числа сотрудников на полной ставке и числа пользователей. Показатели, связанные с качеством:
- обследования, показывающие, насколько пользователи удовлетворены библиотечными услугами;
- удовлетворение запросов о предоставлении информации.
Показатели, связанные с расходами:
- стандартные расходы на функционирование, услуги и мероприятия;
- расходы на персонал в разбивке по функциям, например, обработка книг, программы;
- общие расходы на душу населения, не охваченного в библиотекой, на посетителя, на услугу и т.д.
Сравнительные показатели:
- статистические данные в сравнении с другими сопоставимыми библиотеками в общине, стране и за рубежом.
Помимо сбора и анализа статистических данных, касающихся затрат и результатов в области предоставления услуг, необходимо определение не установленных потребностей тех, кто не является пользователями библиотеки, путем проведения рыночных исследований, включая использование целевых групп и обследований общины.
Там, где надежная демографическая статистика отсутствует, разработка надежных показателей эффективности сопряжена с более серьезными трудностями. Здесь можно использовать оценочные данные общей численности населения, сопоставление расходов с числом пользователей и посетителей, а также сравнение с другими библиотеками, имеющими аналогичные характеристики.