Для обеспечения услуг, отвечающих потребностям всей общины, публичная библиотека должна определить их масштабы. Поскольку потребности и ожидания меняются, процесс их определения должен регулярно повторяться, возможно, каждые пять лет. В процессе определения потребностей общины библиотека осуществляет сбор подробных сведений об общине и ее потребностях в области информации и библиотечного дела. Планирование и разработка политики основываются на результатах этого процесса, благодаря чему можно обеспечить соответствие между предоставляемыми услугами и потребностями в них. В некоторых странах необходимость в анализе потребностей общины определяется местными органами власти в законодательном порядке. Собираемые сведения включают следующее:
- социально-демографическая информация, например, возрастная структура с разбивкой по полу, этническому составу, уровню образования;
- сведения об учреждениях, имеющихся в общине, например, об учебных заведениях, центрах охраны здоровья, больницах, исправительных учреждениях, добровольных организациях;
- информация о деловой и коммерческой деятельности в общине;
- информация о территории, охватываемой услугами библиотеки, то есть где проживают читатели по отношению к месторасположению библиотеки;
- сведения о наличии общественного транспорта;
- сведения об информационных услугах, предоставляемых другими учреждениями общины.
Этот список не является исчерпывающим, и потребуются дополнительные изыскания для установления того, какая информация необходима для анализа потребностей общины в каждой конкретной ситуации. Однако в любом местном контексте важную роль играет подготовка характеристики общины, которая дает менеджеру библиотеки и руководящему органу возможность планировать развитие библиотечных услуг и их популяризацию в зависимости от потребностей общины. Такой анализ должен дополняться регулярными обследованиями круга пользователей для установления того, какие библиотечные и информационными услуги им нужны, на каком уровне и что они думают о тех услугах, которые они получают. Проведение обследований требует специальных навыков, и, если позволяют средства, они должны проводиться внешними организациями, что позволяет получить более объективную картину.