Планирование необходимо для того, чтобы:
- библиотека удовлетворяла потребности общины;
- руководящий орган, ее руководство и сотрудники понимали цели, стоящие перед библиотекой;
- общественные средства расходовались эффективным и ответственным образом;
- обеспечивалась преемственность работы, несмотря на текучесть кадров;
- библиотека по мере расширения своих услуг вызывала все больший интерес со стороны общины;
- библиотека была способна к эффективной деятельности в период перемен.
Целенаправленность поставленных задач, краткосрочных и долгосрочных целей, стратегий и показателей эффективности деятельности необходима для обеспечения действенного предоставления библиотечных услуг и доступа к ним всем слоям общины на равноправной основе. Стратегические и оперативные планы требуют разработки, документирования и утверждения.
Планирование не должно быть обособленным процессом, его следует осуществлять совместно с руководящими и финансирующими органами, сотрудниками библиотеки и ее сегодняшними и потенциальными клиентами. Стратегический план должен быть ориентирован на пользователя и включать следующие элементы:
- обзор достигнутого;
- анализ потребностей;
- анализ приоритетов и краткосрочных задач;
- разработка стратегий для достижения поставленных целей;
- выявление факторов, имеющих ключевое значение для успешной деятельности;
- бюджетные ассигнования;
- развитие ресурсов в целях обеспечения оптимальной эффективности;
- определение и оценка внутренней и внешней деятельности;
- повторная оценка потребностей и политики.