74. Контроль исполнения документов (далее - контроль) состоит из осуществляемых Управлением делопроизводства и другими структурными подразделениями процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения входящих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Службы.
75. К указанным процедурам относятся: постановка документа на контроль, проверка своевременности получения исполнителем контрольного документа, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.
76. Централизованному автоматизированному контролю, осуществляемому Управлением делопроизводства, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, коллегии Минюста России, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов, писем и обращений, по которым дано поручение Министра юстиции Российской Федерации или его заместителей, директоров департаментов Минюста России (по документам с конкретными сроками исполнения и документам, об исполнении которых необходимо проинформировать корреспондента), а также исполнение документов, по которым установлены контрольные сроки исполнения Директором.
Контроль исполнения иных документов в соответствии с поручениями заместителей Директора (руководителей структурных подразделений) осуществляют помощники и секретари заместителей Директора (государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях).
Структурные подразделения осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии с их компетенцией и во взаимодействии с Управлением делопроизводства.
77. Постановку документов на централизованный контроль осуществляет отдел документационного обеспечения (по обращениям граждан - отдел писем и приема граждан) при их предварительном рассмотрении оттиском синего цвета штампа "ФССП России. Контроль" в правом верхнем углу первого листа документа, подлежащего контролю.
78. После рассмотрения Директором и внесения в базы данных информации о резолюции Директора контрольные документы направляются для исполнения в структурные подразделения. Копии контрольных документов с поручениями Директора остаются в отделе контроля исполнения документов.
79. Отдел контроля исполнения документов заводит на каждый контрольный документ в электронной базе данных контрольную карточку, в которую включаются входящий регистрационный номер документа и его дата, дата и содержание поручения, срок его исполнения, наименование структурного подразделения - исполнителя и другая информация.
Электронные контрольные карточки документов, поставленных на контроль исполнения, систематизируются по срокам исполнения, по исполнителям, по группам документов. Контрольная карточка на бумажном носителе также направляется с контрольным документом исполнителю.
80. Руководитель структурного подразделения, получивший контрольный документ, определяет его исполнителя, который обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных записок) о результатах исполнения, а также соблюдение установленных сроков.
81. Предварительный контроль осуществляется с помощью бумажных копий электронных контрольных карточек документов, направляемых отделом контроля исполнения документов структурным подразделениям, являющимся головными исполнителями.
На контрольных карточках документов с поручениями Директора проставляется буквенный индекс "Д".
Государственные служащие, ответственные за обработку документов в структурных подразделениях, используют указанные карточки для контроля исполнения документов и информирования отдела контроля исполнения документов.
82. Предупредительный контроль осуществляется отделом контроля исполнения документов посредством перечней контрольных документов с поручениями Директора, направляемых еженедельно структурным подразделениям - исполнителям и курирующим их заместителям Директора.
Перечень контрольных документов содержит краткие сведения о контрольных документах, срок исполнения которых истекает в течение следующей недели.
В соответствии с указанным перечнем отдел контроля исполнения документов по телефону получает в структурных подразделениях информацию об исполнителе контрольного документа (фамилия, имя, отчество и телефон), текущем состоянии исполнения, а также напоминает об истечении срока исполнения.
83. Аналитический контроль представляет собой осуществляемый отделом контроля исполнения документов еженедельный анализ состояния работы с контрольными документами в структурных подразделениях.
Аналитическая информация об исполнении контрольных документов с поручениями Директора включается в справку об исполнении контрольных документов и в перечень неисполненных контрольных документов за прошедшую неделю, которые представляются каждую пятницу Директору и его заместителям. Кроме того, Директору направляется аналитическая справка в табличной форме, содержащая информацию об общем объеме контрольных документов, количестве документов, срок исполнения которых истек в течение текущей недели и с начала года, количестве документов, исполненных в срок, с нарушением срока или неисполненных в Службе.
Выписки из справки, а также перечень неисполненных контрольных документов направляются заместителям Директора и в структурные подразделения - исполнители.
84. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов в соответствии с законодательством несут заместители Директора, руководители структурных подразделений, иные должностные лица - исполнители.
85. Снятие документов с контроля осуществляется отделом контроля исполнения документов в электронной базе данных на основании официальной информации структурного подразделения - исполнителя.
Для этого после выполнения содержащихся в контрольных документах поручений по существу (соответствующих ответов (докладов) Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, иным адресатам, авторам контрольных документов, если они не возвращены на повторное рассмотрение), государственный служащий структурного подразделения, ответственный за исполнение документа, оформляет на контрольном документе отметку об исполнении и направлении его в дело, затем оперативно вносит информацию об исполнении указанного документа (номер, дату и наименование адресата исходящего ответа (доклада), а также кем он подписан) в бумажную копию электронной контрольной карточки.
Заполненная исполнителем и подписанная руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения контрольная карточка государственным служащим, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, оперативно передается в отдел контроля исполнения документов и является документальным подтверждением исполнения контрольного документа.
86. Сроки исполнения контрольных документов:
1) устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов и исчисляются в календарных днях, отсчет которых начинается с даты контрольного документа или с даты его поступления в Службу (в Минюст России, если он направлен из министерства);
2) в резолюциях на конкретном документе Директором или его заместителями могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов;
3) поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок;
4) поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению: