Об утверждении Административного регламента Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче приглашений на въезд в Российскую Федерацию ... (с изменениями на 15.12.2010) (редакция, действующая с 26.06.2012) (утратил силу с 07.07.2013 на основании приказа ФМС России от 30.11.2012 N 390)
Прием, учет, хранение и расходование бланков приглашений,
учет и хранение материалов по выданным приглашениям
____________________________________________________________________
Пункты 46-69 предыдущей редакции с 26 июня 2012 года считаются соответственно пунктами 52-75 настоящей редакции - приказ ФМС России от 15 декабря 2010 года N 455.
____________________________________________________________________
52. Бланки приглашений относятся к бланкам строгой отчетности. Хранение бланков организуется в хранилищах, отвечающих требованиям, предъявляемым к режимным помещениям, исключающим возможность проникновения в них посторонних лиц и гарантирующих сохранность документов.
53. Право доступа в хранилища имеют лица, непосредственно отвечающие за сохранность бланков, а также их руководители. Другие сотрудники в эти помещения допускаются только с разрешения руководителей уполномоченного подразделения ФМС России, территориальных органов и в присутствии сотрудника, ответственного за сохранность бланков.
54. По окончании рабочего дня сейфы (шкафы, ящики) и помещение, где хранятся бланки, запираются и опечатываются. Ключи от входных дверей в хранилище и сейфов помещаются в специальный пенал, который опечатывается и сдается дежурному уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа под расписку в соответствующем журнале с указанием времени сдачи и приема под охрану.
55. Ответственность за прием, учет, хранение и расходование бланков приглашений, хранение и выдачу оформленных приглашений, правильность взимания государственной пошлины возлагается на руководителя уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа и лиц, непосредственно осуществляющих эти функции.
56. При порче бланка приглашения при заполнении или небрежном хранении на бланке проставляется штамп "Аннулировано", который заверяется подписями сотрудника, обнаружившего испорченный бланк, и руководителя уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа или их заместителей.
57. В целях обеспечения соблюдения в уполномоченном подразделении ФМС России и территориальных органах порядка приема, учета, хранения, расходования, списания, а также уничтожения бланков приглашений и специальной продукции создается постоянно действующая комиссия, назначаемая руководителями ФМС России, ее территориальных органов. В состав комиссии входят не менее трех человек из числа лиц начальствующего состава финансовых и других заинтересованных подразделений.
________________
Далее - "комиссия".
58. При приеме бланков приглашений комиссией проверяется состояние и целостность упаковки, пломб и контрольных лент федерального государственного унитарного предприятия "Гознак", соответствие количества полученных бланков количеству, указанному в сопроводительных документах, соответствие серий бланков, указанных на наклейках ФГУП "Гознак", сериям, установленным для ФМС России и ее территориальных органов.
________________
Далее - "ФГУП "Гознак".
59. Прием бланков приглашений на учет производится не позднее трех рабочих дней после их получения.
О приеме бланков приглашений составляется акт (приложение N 8 к Административному регламенту) в двух экземплярах, один из которых направляется в финансовое подразделение ФМС России, территориального органа для подтверждения получения бланков приглашений, второй - подшивается в соответствующее дело уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа.
Если при приеме бланков приглашений обнаруживаются нарушения целостности упаковок, контрольных лент и пломб, производится вскрытие поврежденных пачек и проверка каждого в отдельности бланка приглашения. В остальных случаях пачки вскрываются комиссией по мере потребности, при этом производится просмотр и проверка каждого бланка приглашения.
60. При обнаружении недостачи, излишков либо дефектных бланков приглашений составляется акт в трех экземплярах, в котором указывается количество недостающих (излишних) бланков, а также дефектных бланков в каждой отдельной пачке, их серии (если имеются) и номера (если имеются).
В этих случаях первый экземпляр акта с обязательным приложением к нему наклеек ФГУП "Гознак" и дефектных бланков приглашений, а в случае недостачи бланков приглашений - внешней и внутренней упаковки и обвязки с пломбой и контрольной лентой направляются поставщику (фабрике-изготовителю ФГУП "Гознак"). Второй экземпляр акта и копия сопроводительного письма в адрес поставщика - в финансовое подразделение ФМС России, третий экземпляр служит основанием для списания бланков приглашений по журналам учета.
61. Принятые комиссией бланки приглашений приходуются в журнал учета движения бланков приглашений (приложение N 9 к Административному регламенту).
62. Журнал учета движения бланков приглашений подлежит регистрации в подразделении делопроизводства и режима (секретариате, канцелярии) ФМС России, ее территориального органа и ведется до его окончания за присвоенным номером без ежегодной перерегистрации. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны. На последнем листе журнала делается заверительная запись сотрудника (работника) подразделения делопроизводства и режима подразделения (секретариата, канцелярии) ФМС России, ее территориального органа о количестве опечатанных в журнале листов.
Записи в журнале производятся чернилами или шариковой ручкой. Запрещается делать подчистки, а также исправления с использованием корректирующей жидкости. Допущенные ошибки исправляются путем зачеркивания неправильной записи и внесения новой, которая оговаривается и заверяется подписью лица, ответственного за ведение журнала, с проставлением даты.
Основанием для записи в журнале являются накладные и акты приемки бланков приглашений, остаток выводится после записи каждой операции. Выдача бланков приглашений сотрудникам уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа производится под отчет и строго по порядковым номерам.
63. Срок хранения журнала движения бланков приглашений составляет 5 лет.
64. Не реже одного раза в квартал комиссией проводится проверка:
64.1. Состояния учета и хранения бланков приглашений, своевременности и полноты оприходования, списания в расход (выдачи), соответствия остатков бланков по журналам фактическому наличию, обеспечения сохранности, правильности использования бланков, соблюдения правил ведения журналов.
64.2. Наличия необходимых документов, являющихся основанием для выдачи приглашений, а также обоснованности принятых решений о выдаче и об отказе в выдаче приглашений.