Единый государственный фонд данных составляют документы, содержащие информацию общего назначения и специализированную информацию в области гидрометеорологии и смежных с ней областях.
Перечень видов наблюдений за параметрами окружающей среды (атмосферы, литосферы, гидросферы, биосферы, криосферы) и ее качеством, по которым осуществляется формирование ЕГФД, приведен в приложении 4.
Измеренные параметры или результаты произведенных наблюдений за окружающей средой, ее загрязнением по любому из перечисленных в приложении видов, зафиксированные на бумажных или любых других носителях, являются документами ЕГФД.
Документы ЕГФД в основном образуются в сетевых наблюдательных организациях и НИУ Росгидромета и других участников деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях. Сбор этих документов происходит в соответствии с технологическими циклами обработки гидрометеорологической информации, регламентирующими сроки сбора, обработки и номенклатуру документов ЕГФД. С наблюдательной сети документы ЕГФД поступают в ЦГМС и/или ГУ УГМС, откуда скомплектованные и подготовленные для хранения поступают на хранение в УГМС и/или ГУ "ВНИИГМИ-МЦД".
Сбор документов в ЦГМС, УГМС, НИУ и ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" выполняется с использованием традиционных средств оперативной доставки информации с применением отраслевых и арендуемых каналов связи; электронной и традиционной почтовой связи.
Данные от зарубежных партнеров поступают в ЕГФД по линии международного обмена на основе двухсторонних и многосторонних соглашений.
Юридическим фактом начала исполнения действий по сбору документов и комплектованию ЕГФД является задание на выполнение работ, утвержденное приказом руководителя Росгидромета (см. предыдущую процедуру) и поступившие для включения в ЕГФД документы, а также документы, переданные на хранение.
Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение административного действия - сбор документов и комплектование ЕГФД
Права и обязанности должностного лица
Права и обязанности должностного лица устанавливаются должностной инструкцией, утверждаемой в установленном порядке соответствующим руководителем, исходя из прав и обязанностей структурного подразделения по решению данной задачи.
На уровне наблюдательных организаций ответственным должностным лицом за производство наблюдений, измерений и формирование первичных документов, которые по заполнении становятся документами ЕГФД, является начальник наблюдательной сетевой организации.
В ЦГМС ответственным лицом за исполнение действий по комплектованию ЕГФД является начальник ЦГМС. Он или лицо, определенное его приказом, обеспечивает:
подготовку предложений в план комплектования документами ЕГФД по территории деятельности ЦГМС;
подготовку предложений в раздел 3 Задания;
подготовку предложений в списки источников комплектования ЕГФД по территории ЦГМС;
определение условий и сроков приема данных от ведомственных учреждений и организаций;
подготовку сведений в ежеквартальные и ежегодные отчеты по комплектованию ЕГФД;
согласование схем и регламента приема информации в ЦГМС по каналам связи.
В УГМС ответственным должностным лицом за исполнение действий по комплектованию ЕГФД является начальник отдела государственной системы наблюдений УГМС. Он обеспечивает:
согласование и утверждение плана комплектования и сбора документов ЕГФД по территории деятельности УГМС;
утверждение списков источников комплектования ЕГФД в УГМС;
работу экспертной комиссии УГМС по Госфонду, совмещающей функции экспертной комиссии ЕГФД, и выполнение ее решений;
утверждение ежеквартальных и ежегодных отчетов с учетом работ по сбору документов и комплектованию ЕГФД;
утверждение актов о выделении к уничтожению документов ЕГФД. Акт - документ, удостоверяющий списание документов ЕГФД в связи с истечением сроков их хранения (приложение 9).
Ответственным лицом за непосредственное исполнение работ по сбору документов и по комплектованию ЕГФД в ГУ УГМС/ЦГМС-Р является начальник отдела фонда. Он организует и обеспечивает:
разработку планов комплектования и сбора документов ЕГФД на планируемый год;