Для проведения проверки наличия и состояния документов (дел) приказом руководителя учреждения назначается комиссия, в которую должны входить представитель администрации, заведующий отделом фонда данных и работники отдела фонда данных.
Проверка производится по регламентирующим инструкциям. В ходе проверки должен быть составлен лист проверки наличия и состояния документов согласно приложению 10.
По результатам проверки на основании итоговой записи в листах проверки, осмотра хранилищ и оборудования, проверки температурно-влажностного режима хранения документов должен быть составлен акт проверки наличия и состояния дел, оформленный согласно приложению 11.
Ежегодно планируются и проводятся выездные инспекции с участием представителей центрального аппарата Росгидромета и ГУ "ВНИИГМИ-МЦД". Результаты инспекций и планы мероприятий по устранению выявленных недостатков докладываются руководству Росгидромета.