Юридическими фактами исполнения действий по хранению документов ЕГФД являются:
акты передачи-приема документов ЕГФД;
записи в учетной документации;
описи документов;
каталоги.
Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение административного действия - хранение документов ЕГФД
Права и обязанности должностного лица, ответственного за хранение документов ЕГФД, устанавливаются должностной инструкцией, утверждаемой в установленном порядке соответствующим руководителем, исходя из прав и обязанностей структурного подразделения по решению данной задачи.
В УГМС ответственным лицом за исполнение действий по выполнению процедуры хранения документов является начальник отдела государственной системы наблюдений УГМС. Он несет персональную ответственность за сохранность документов ЕГФД на бумажных и технических носителях (страховых копий) по территории деятельности УГМС. Под его непосредственным руководством выполняются:
обеспечение отделов фонда данных УГМС необходимым техническим и компьютерным оборудованием и программным обеспечением;
согласование планов содержания и развития хранилищ;
организация архивохранилищ и поддержание требуемых условий по обеспечению хранения документов;
согласование форматов документов ЕГФД и вида носителя информации, представляемых лицензиатами в УГМС;
организация инспекций по проверке работ по ведению ЕГФД в учреждениях-лицензиатах, осуществляющих хранение документов ЕГФД в своих организациях.
Ответственным должностным лицом по выполнению действий, обеспечивающих хранение документов ЕГФД в УГМС, является начальник отдела фонда данных или другого подразделения, определенного руководителем УГМС. Под его непосредственным руководством и при его участии выполняются:
проверка ведения учетных и справочных документов;
выявление фактического наличия дел и документов;
выявление дел, подлежащих реставрации, и организация реставрации;
выявление дел, подлежащих санитарной обработке;
проверка состояния архивохранилищ, оборудования;
проведение инспекций по вопросам хранения документов ЕГФД в учреждениях-лицензиатах, осуществляющих деятельность на территории УГМС;
подготовка и передача в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" годового отчета о составе и объеме хранимых документов ЕГФД.
В НИУ ответственным лицом за исполнение действий по выполнению процедуры хранения документов является директор. Он несет персональную ответственность за сохранность документов ЕГФД на бумажных и технических носителях (страховых копий) по профилю деятельности НИУ. Под его непосредственным руководством выполняются:
обеспечение отдела фонда данных НИУ необходимым техническим и компьютерным оборудованием и программным обеспечением;
согласование планов содержания и развития архивохранилищ;
организация работы архивохранилищ;
поддержание требуемых условий по обеспечению хранения документов ЕГФД.
Ответственным должностным лицом по выполнению действий, обеспечивающих хранение документов ЕГФД в НИУ, является начальник отдела фонда данных или другого подразделения, определенного директором института. Под его непосредственным руководством обеспечиваются: