159. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится в Министерстве при подготовке номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив.
160. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается Центральная экспертная комиссия.
161. Правовой статус ЦЭК, а также порядок ее деятельности определяется положением, согласованным с Федеральным архивным агентством, утвержденным приказом Минюста России.
162. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в департаментах государственными служащими, ответственными за обработку документов, совместно с ЦЭК.
163. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства; с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в департаментах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
164. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
165. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
166. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
167. В архив Министерства дела сдаются по описям, подготовленным департаментами по установленной форме в соответствии с методическими рекомендациями отдела документационного обеспечения через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Описи дел, подготовленные департаментами, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, по которой осуществляется передача дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
168. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
169. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
170. Опись дел департамента (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, согласовывает с начальником отдела документационного обеспечения и утверждает директор департамента. Один экземпляр описи передается в архив Министерства вместе с делами, второй - остается в департаменте.
171. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК. Затем после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения акты об уничтожении документов утверждаются директором Департамента управления, организации и контроля, возглавляющим ЦЭК.
172. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких департаментов, то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.