173. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169) документы Министерства являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
174. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет отдел документационного обеспечения, который обеспечивает формирование и использование архивного фонда Министерства.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Министерства не передаются, хранятся в департаментах и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
175. До передачи в архив Министерства номенклатурные дела формируются и хранятся в течение трех лет в департаментах.
Директора департаментов и государственные служащие, отвечающие за обработку документов, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
176. При подготовке департаментами дел к передаче в архив Министерства отделом документационного обеспечения предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Министерства. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются департаментами.
Прием дел осуществляется отделом документационного обеспечения в присутствии государственного служащего департамента, ответственного за передачу дед. На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дело. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи государственных служащих отдела документационного обеспечения, принявшего дела, и департамента, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае исключения департамента из структуры Министерства либо изменения структуры, государственный служащий, ответственный за обработку документов, оформляет завершенные в делопроизводстве дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения.
177. Передача дел, упакованных в связки, в архив Министерства осуществляется по графику, подготовленному отделом документационного обеспечения, согласованному с департаментами и утвержденному приказом Министерства.
178. О выполнении графика передачи дел в архив Министерства, состоянии переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре отдел документационного обеспечения информирует служебной запиской директора Департамента управления, организации и контроля.