78. Контроль исполнения документов (далее - контроль) состоит из осуществляемых отделом документационного обеспечения и департаментами Министерства процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения входящих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Министерства.
79. К указанным процедурам относятся: постановка документа на контроль, проверка своевременности получения исполнителем контрольного документа, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.
80. Централизованному автоматизированному контролю, осуществляемому отделом документационного обеспечения, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, а также запросов, писем и обращений, по которым дано поручение Министра.
81. Постановку документов на контроль осуществляет отдел документационного обеспечения при их предварительном рассмотрении оттиском красного цвета штампа "Минюст России. Контроль" в правом верхнем углу документа.
В случаях, определенных Регламентом Правительства Российской Федерации, ниже указанного оттиска может ставиться оттиск красного цвета штампа "Ответ за подписью Министра юстиции Российской Федерации".
82. После рассмотрения руководством Министерства и включения в соответствующую конкретную группу в электронной базе данных: "поручения Министра" или "поручения заместителя Министра" контрольные документы направляются для исполнения в департаменты Министерства и/или подведомственные ему федеральные службы и агентство. Копии контрольных документов группы "поручения Министра" остаются в отделе документационного обеспечения.
83. Отдел документационного обеспечения заводит на каждый контрольный документ в электронной базе данных контрольную карточку, в которую включаются входящий номер Министерства и его дата, номер, дата и содержание поручения, срок его исполнения, наименование департамента-исполнителя и другая информация.
Электронные карточки контрольных документов систематизируются по срокам исполнения, по исполнителям, по группам документов.
84. Директор департамента, получивший контрольный документ, определяет его исполнителя, который обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных записок) о результатах исполнения, а также соблюдение установленных сроков.
85. Предварительный контроль осуществляется с помощью бумажных копий электронных контрольных карточек документов, направляемых отделом документационного обеспечения департаментам или федеральным службам и агентству, являющимся головными исполнителями.
Контрольные карточки документов с поручениями Министра имеют буквенный индекс "М", заместителей Министра - "3".
Государственные служащие, ответственные за обработку документов в департаментах, используют указанные карточки для контроля исполнения документов и информирования отдела документационного обеспечения.
86. Предупредительный контроль осуществляется отделом документационного обеспечения посредством перечней контрольных документов с поручениями Министра, направляемых еженедельно департаментом-испопнителям и курирующим их заместителям Министра, а также директору Департамента управления, организации и контроля.
Перечень контрольных документов содержит краткие сведения о контрольных документах, срок исполнения которых истекает в течение следующей недели.
В соответствии с указанным перечнем отдел документационного обеспечения по телефону получает в департаментах информацию об исполнителе контрольного документа (фамилия, имя, отчество и телефон), текущем состоянии исполнения, а также напоминает об истечении срока исполнения.
87. Аналитический контроль представляет собой осуществляемый отделом документационного обеспечения еженедельный анализ состояния работы с контрольными документами в департаментах Министерства.
Аналитическая информация об исполнении контрольных документов с поручениями Министра включается в справку об исполнении контрольных документов и в перечень неисполненных контрольных документов за прошедшую неделю, которые представляются каждую пятницу директору Департамента управления, организации и контроля для доклада Министру. Кроме того, Министру направляется аналитическая таблица с количественными сведениями об общем объеме контрольных документов, документах, срок исполнения которых истек в течение текущей недели и сначала года, количестве документов, исполненных в срок, с нарушением срока или неисполненных в Министерстве и департаментах.
Выписки из справки, а также перечень неисполненных контрольных документов направляются в департаменты-исполнители и заместителям Министра, их курирующим.
88. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов в соответствии с законодательством несут заместители Министра, директора департаментов и подведомственных федеральных служб, руководитель федерального агентства, иные должностные лица - исполнители.
89. Снятие документов с контроля осуществляется отделом документационного обеспечения в электронной базе данных на основании официальной информации департамента (федеральной службы, агентства) - исполнителя.
Для этого после выполнения содержащихся в контрольных документах поручений по существу (соответствующих ответов (докладов) Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, иным адресатам, авторам контрольных документов, если они не возвращены на повторное рассмотрение) государственный служащий департамента Министерства (федеральной службы, агентства), ответственный за обработку документов, оформляет на контрольном документе отметку об исполнении и направлении ею в дело, затем оперативно вносит информацию об исполнении указанного документа (номер, дату и наименование адресата исходящего ответа (доклада) в бумажную копию электронной контрольной карточки, которую оперативно возвращает в отдел документационного обеспечения.
90. Сроки исполнения контрольных документов:
1) устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов и исчисляются в календарных днях, отсчет которых начинается с даты контрольного документа или с даты его поступления в Министерство;
2) в резолюциях на конкретном документе Министром или его заместителями могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов;
3) поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок;
4) поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению:
в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то - до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;
в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки "срочно", "незамедлительно";