48. Перемещение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения в делопроизводстве образует документооборот, который состоит из четырех основных документопотоков:
документы, поступающие в Министерство (входящие);
документы, направляемые Министерством (исходящие);
переписка между департаментами и должностными лицами Министерства (внутренние);
организационно-распорядительные акты (нормативные и индивидуальные правовые).
Обработка входящих документов
49. Доставка документов в Министерство осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, телефонной связи и электронной почтой.
Почтовой связью доставляются письмо, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов; телефонной связью - факсимильные сообщения, телефонограммы; электронной почтой - электронные сообщения.
50. Обработка, регистрация, распределение и движение входящей коррес-понденции:
1) прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Министерство корреспонденции осуществляется отделом документационного обеспечения.
В вечернее (после 18.00 в понедельник - четверг, после 17.00 - в пятницу и предпраздничные дни) и нерабочее время документы принимаются в приемной Министра и по возможности оперативно передаются в отдел документационного обеспечения.
Документы, доставленные курьером непосредственно в департаменты и должностным лицам Министерства, также оперативно передаются ими в отдел документационного обеспечения для регистрации;
2) перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров;
3) затем вскрываются все конверты (за исключением имеющих пометку "лично"). По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также - всех названных в документах приложений. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе документационного обеспечения, другой - приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают начальник отдела документационного обеспечения (заместитель, исполняющий его обязанности) и государственный служащий, вскрывший указанный конверт. Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело;
4) вся входящая корреспонденция (за исключением обращений граждан, факсимильных сообщений, телефонограмм, личной переписки и справочных документов) подлежит обязательной централизованной регистрации отделом документационного обеспечения в электронной базе данных "Служебная корреспонденция", в которую включаются основные реквизиты поступающих документов.
Факт регистрации входящего документа подтверждается оттиском регистрационного штампа, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу. В указанный оттиск от руки вписываются дата получения документа и его регистрационный номер в электронной базе данных "Служебная корреспонденция".
Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа оформляется отделом документационного обеспечения и состоит из его порядкового номера в электронной базе данных.
Если при регистрации входящих документов используется технология штрих-кодирования, то на документе печатается наклейка с уникальным штрих-кодом, включающим регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др.;
5) документы, поступившие факсимильной связью, регистрируются в журнале факсимильных сообщений;
6) не подлежит регистрации в отделе документационного обеспечения (фиксируется только дата поступления) следующая входящая корреспонденция:
копии документов и иная справочная информация, присланная для сведения;
поздравительные письма;
пригласительные билеты;
бухгалтерские документы;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
формы статистической отчетности;
7) отдел документационного обеспечения осуществляет предварительное рассмотрение содержания входящих документов с целью их распределения;