114. Территориальный орган ФМС России ведет учет иностранных граждан, получивших виды на жительство, которым отказано в выдаче вида на жительство или у которых ранее выданный вид на жительство был аннулирован, в виде электронных баз данных и картотек, которые регистрируются по журналу учета журналов и картотек.
115. Сведения о выданных, продленных, аннулированных, утраченных видах на жительство, об отказах в их выдаче и о результатах рассмотрения заявлений о событиях, связанных с выдачей, продлением срока действия и аннулированием видов на жительство, в установленном порядке передаются в государственную информационную систему миграционного учета (ГИСМУ). До создания ГИСМУ информация передается в Центральный банк данных по учету иностранных граждан, временно пребывающих и временно или постоянно проживающих в Российской Федерации, в том числе участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом, на региональный уровень с последующей передачей на федеральный уровень.
116. Картотечный учет ведется территориальным органом ФМС России по учетным карточкам размером 148х210 мм установленной формы (приложение N 13 к Административному регламенту).
В структурных подразделениях территориальных органов ФМС России, где иностранные граждане зарегистрированы по месту жительства, также ведется указанный картотечный учет.
117. Учетная карточка заполняется после принятия решения по заявлению о выдаче вида на жительство на каждого иностранного гражданина, а также на указанных в заявлении несовершеннолетних детей, вписанных в вид на жительство. При этом в учетные карточки родителей либо других законных представителей, получивших вид на жительство, вносятся сведения о несовершеннолетних детях, указанных в заявлениях. В учетные карточки детей, получивших вид на жительство, вносятся сведения об их родителях либо других законных представителях.
При изменении места жительства, фамилии и/или имени, выдаче нового документа, удостоверяющего личность, или вида на жительство заводится новая учетная карточка, а ранее оформленная приобщается к учетному делу.
Учетные карточки помещаются в алфавитную картотеку и хранятся постоянно.
Учетная карточка иностранного гражданина, у которого истек срок действия вида на жительство, вид на жительство которого аннулирован, либо приобретшего гражданство Российской Федерации или умершего приобщается к учетному делу.
В случае изменения места жительства вне пределов субъекта Российской Федерации, где иностранный гражданин состоит на учете, учетная карточка, находящаяся в структурном подразделении территориального органа ФМС России, после снятия иностранного гражданина с регистрации по месту жительства уничтожается. При изменении фамилии и/или имени, отчества при его наличии, даты и места рождения, гражданства, выдаче нового документа, удостоверяющего личность, либо вида на жительство заполняется новая учетная карточка, а ранее имевшаяся приобщается к вновь оформленной (абзац в редакции приказа ФМС России от 21 мая 2010 года N 123 - см. предыдущую редакцию).
118. Учетное дело на иностранного гражданина, обратившегося с заявлением о выдаче вида на жительство, формируется территориальным органом ФМС России, принявшим такое заявление. Ранее имевшееся учетное дело иностранного гражданина, имеющего разрешение на временное проживание, приобщается к данному делу.
Учетное дело регистрируется по журналу учета дел постоянно проживающих иностранных граждан (приложение N 14 к Административному регламенту). Номер дела проставляется на учетных карточках, предусмотренных пунктом 116 Административного регламента.
Учетные дела иностранных граждан, получивших вид на жительство, ведутся территориальными органами ФМС России.
При изменении иностранным гражданином места жительства вне пределов субъекта Российской Федерации его учетное дело запрашивается территориальным органом ФМС России по новому зарегистрированному месту жительства иностранного гражданина.
Учетное дело иностранного гражданина, которому отказано в выдаче вида на жительство, у которого истек срок действия вида на жительство или вид на жительство которого аннулирован, либо иностранного гражданина, приобретшего гражданство Российской Федерации, или умершего, передается в архив территориального органа ФМС России.
Учетное дело хранится в территориальном органе ФМС России в соответствии с установленным порядком по организации архивной работы.
119. Все подшитые в учетное дело документы нумеруются полистно. По окончании дела (тома) на специальном подшитом в конце дела (тома) листе указываются данные о количестве листов в деле (томе).
Итоговые записи заверяются должностным лицом, оформившим дело (том).
120. Журнал учета дел постоянно проживающих иностранных граждан подлежит регистрации в подразделении делопроизводства и режима (секретариате, канцелярии) территориального органа ФМС России и ведется до его окончания за присвоенным номером без ежегодной перерегистрации. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны. На последнем листе журнала делается заверительная запись сотрудника (работника) подразделения делопроизводства и режима (секретариата, канцелярии) территориального органа ФМС России о количестве опечатанных в журнале листов.
Записи в журнале производятся чернилами или шариковой ручкой. Запрещается делать подчистки, а также исправления с использованием корректирующей жидкости. Допущенные ошибки исправляются путем зачеркивания неправильной записи и внесения новой, которая оговаривается и заверяется подписью лица, ответственного за ведение журнала, с проставлением даты исправления.
121. Архивные учетные дела иностранных граждан хранятся в течение пяти лет со дня принятия решения.
122. Уничтожение архивных учетных дел производится комиссией территориального органа ФМС России в установленном порядке.