Налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж:
1) при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения в соответствии с главой 21 НК РФ, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со ст.149 НК РФ;
2) в иных случаях, определенных в установленном порядке.
Счета-фактуры не составляются налогоплательщиками лишь по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), а также банками, страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами по операциям, не подлежащим налогообложению (освобождаемым от налогообложения) в соответствии со ст.149 НК РФ.
Cчет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п.1 ст.169 НК РФ).
Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5 и 6 ст.169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. Но невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных данными пунктами, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.
Споры налогоплательщиков и налоговых органов по поводу применения данного положения привели к обширной арбитражной практике, поэтому налогоплательщикам нужно твердо знать, какие требования, предъявляемые к оформлению счетов-фактур, нужно выполнять обязательно.
В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ в счете-фактуре должны быть указаны:
1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;
2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);
7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;
8) стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;
9) сумма акциза по подакцизным товарам;
10) налоговая ставка;
11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;
13) страна происхождения товара;
14) номер таможенной декларации.
Сведения, предусмотренные в подпунктах 13 и 14 п.5 ст.169 НК РФ, указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация. Налогоплательщик, реализующий указанные товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах-фактурах сведениям, содержащимся в полученных им счетах-фактурах и товаросопроводительных документах.
Счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п.6 ст.169 НК РФ).
При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем его подписывает индивидуальный предприниматель, указывая реквизиты своего свидетельства о государственной регистрации.
Отметим, что глава 21 НК РФ не содержит требования проставления оттиска печати на счете-фактуре.
Иногда, несмотря на неправильное оформление счетов-фактур, суды принимают решения о возможности вычета НДС, если недостающие в счетах-фактурах сведения можно выяснить из других документов. Например, из Постановления ФАС Московского округа от 15.04.2004 N КА-А40/2608-04 следует, что судом кассационной инстанции отклоняются доводы инспекции о том, что в некоторых счетах-фактурах не указаны адреса налогоплательщика, покупателя и грузополучателя, их ИНН, поскольку такие недостатки в оформлении счетов-фактур, выдаваемых налогоплательщику его поставщиком, не могут служить основанием для отказа в возмещении налога при доказанности принятия товара к учету и осуществления расчетов за товар в суммах, указанных в счетах-фактурах. В данном случае организацией к каждому счету-фактуре представлены накладные, а также платежные поручения об их оплате с учетом НДС и письма поставщиков - организаций и предпринимателей.
Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Уральского округа от 24.01.2007 N Ф09-12099/0-С2; Московского округа от 01.06.2004 N КА-А40/4270-04, от 05.02.2004 N КА-А40/301-04.