Об утверждении Административного регламента Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по оформлению, выдаче, продлению срока действия, восстановлению и по исполнению государственной функции ... (с изменениями на 29.11.2010) (утратил силу с 14.03.2014 на основании приказа ФМС России от 30.10.2013 N 430)

Учет оформленных виз и бланков виз

100. Бланки виз относятся к документам строгой отчетности.

101. Персональную ответственность за хранение и учет бланков виз, печатей и штампов несут руководители территориальных органов, а также сотрудники, непосредственно осуществляющие функции их учета и хранения.

102. В территориальном органе организуется журнальный и автоматизированный учет бланков виз.

103. Территориальный орган ведет учет оформленных виз по корешкам вкладных визовых бланков, а также бумажным подложкам машиночитаемых визовых бланков, сгруппированных по номерам и подшитых в отдельное номенклатурное дело, которое хранится в территориальном органе. Срок хранения таких дел - один год.

104. Анкеты с приложенными к ним документами, послужившими основанием для оформления и выдачи визы, подшиваются в самостоятельное номенклатурное дело.

105. Срок хранения номенклатурных дел составляет один год. Уничтожение дел и учетных документов производится по актам в установленном порядке.

106. Анкеты регистрируются по журналу учета принятых анкет. При наличии автоматизированной системы учета принятых анкет журнальный учет не ведется. Срок хранения журнала учета принятых анкет составляет 5 лет (пункт дополнен с 27 марта 2011 года приказом ФМС России от 29 ноября 2010 года N 424 - см. предыдущую редакцию).

107. Сведения о выданных, аннулированных и восстановленных визах в течение 24 часов передаются в ГИСМУ. До создания ГИСМУ информация передается в Центральный банк данных по учету иностранных граждан и лиц без гражданства, временно пребывающих и временно или постоянно проживающих на территории Российской Федерации, в том числе участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом, на региональный уровень с последующей передачей на федеральный уровень.

108. Учет и хранение бланков виз организуются в порядке, обеспечивающем их надежную сохранность.

109. В территориальных органах бланки виз должны храниться в специально оборудованных складских помещениях, защищенных от проникновения влаги, с надежными запорами на дверях и установленными на окнах металлическими решетками. Эти помещения должны быть оборудованы пожарно-охранной сигнализацией, выведенной на пульт вневедомственной охраны при ОВД (УВД), на территории обслуживания которого расположено складское помещение.

На складе необходимо иметь исправные средства тушения пожаров.

110. В подразделениях территориальных органов бланки виз хранятся в отдельных сейфах или несгораемых шкафах (ящиках).

Склады и сейфы (шкафы, ящики) с бланками виз опечатываются руководителем или сотрудником, непосредственно осуществляющим функции учета и хранения бланков виз.

111. Право доступа в склады и места хранения бланков виз имеют только лица, ведающие учетом и хранением бланков, а также их непосредственные начальники и должностные лица, проверяющие состояние хранения и учета бланков (в присутствии сотрудников, ответственных за учет и хранение бланков).

112. При получении бланков виз сотрудниками, осуществляющими функции их учета и хранения, проверяются состояние и целостность упаковки и маркировочных этикеток (ярлыков) Федерального государственного унитарного предприятия "Гознак", соответствие количества полученных бланков количеству, указанному в сопроводительных документах, а также соответствие серий и номеров бланков виз, указанных на маркировочных этикетках (ярлыках) ФГУП "Гознак", сериям и номерам, указанным в сопроводительных документах.

________________

Далее - ФГУП "Гознак.

Подтверждения о получении бланков направляются в ФМС России.

113. Бланки виз учитываются по книге учета поступления и выдачи бланков виз (приложение N 4 к Административному регламенту).

Израсходованные бланки виз списываются по этим же книгам. Основанием для списания бланков являются накладные (приложение N 5 к Административному регламенту).

Записи в книгах производятся фиолетовой или черной пастой четко и без помарок. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильных записей и внесения новых, о чем делаются соответствующие отметки за подписью сотрудников, ведущих книги. Подчистки в книгах не допускаются.

113.1. Технически испорченные и невостребованные бланки виз уничтожаются не реже одного раза в квартал.

При этом комиссия проверяет каждый бланк визы, подлежащий уничтожению, а также устанавливает причину его порчи либо неполучения.

Списанные бланки виз уничтожаются, о чем составляется акт, который утверждается начальником и хранится в делах территориального органа ФМС России.

(Пункт дополнительно включен с 27 марта 2011 года приказом ФМС России от 29 ноября 2010 года N 424)

114. Отпуск бланков виз подразделениям со складов территориальных органов производится по накладным руководителям подразделений, а также сотрудникам, непосредственно осуществляющим функции учета и хранения бланков виз.

115. Пересылка бланков виз производится фельдсвязью или спецсвязью в упаковке, гарантирующей их сохранность.