ПОРЯДОК
раскладки, хранения и изъятия адресных листков
1. Адресные листки подбираются и раскладываются в адресно-справочные учеты в алфавитном порядке.
2. Адресные листки на лиц, фамилии которых начинаются с одинаковой буквы, подбираются, соответственно, по алфавиту на вторую букву фамилии, затем на третью и так далее.
Например: Злотников, Багданов, Балеев, Бобкин, Биктагиров, Гаврильчик, Галеев, Горюнова, Елин, Кааба, Кабаков, Махмутов, Кириллов, Михайлова, Миролюбов, Савосина, Сагдеев, Середин, Палаткин, Пастущук, Чебыкин, Шилова и т.д.
3. Адресные листки с одинаковыми фамилиями раскладываются в картотеку в последовательном порядке с соблюдением алфавита по именам и отчествам.
Например:
Мартынов Олег Антонович;
Мартынов Олег Афанасьевич;
Мартынов Олег Васильевич.
4. При совпадении фамилий, имен и отчеств адресные листки раскладываются по годам рождения, а затем в алфавитном порядке по городам, районам и населенным пунктам места рождения.
Например:
Андрианычев Александр Владимирович, 1926 г.р., уроженец г.Казани;
Андрианычев Александр Владимирович, 1923 г.р., уроженец г.Калинина;
Андрианычев Александр Владимирович, 1923 г.р., уроженец г.Красногорска Московской области.
5. Адресные листки на лиц, имеющих двойные фамилии, должны находиться в двух местах, и при раскладке каждый раз принимается во внимание только первая фамилия.
Например: Кириллов-Миролюбов и Миролюбов-Кириллов.
6. Адресные листки с фамилиями, сходными по написанию и произношению, раскладываются вместе.
Например: Чайкин - Гайкин, Щевелев - Шевелев, Фоменко - Хоменко.
При объединении таких фамилий меньшее количество листков присоединяется к большему, а в картотеку вкладываются указатели, какие фамилии куда присоединены.
7. Объединение адресных листков производится только с разрешения начальника подразделения АСР.
8. При раскладке адресных листков и в работе с картотекой следует руководствоваться следующими правилами:
а) удвоенные гласные и согласные буквы считать за одну.
Например: Апполонов - Аполонов, Тийк - Тик;
б) вторая и третья буквы "е" в первом слоге фамилии подкладываются как "и".
Например: Семенов - Сименов, Кретов - Критов, Челидзе - Чилидзе;
в) адресные листки с фамилиями, имеющими начальную букву "о", а также в первом или втором слоге "о", подкладываются как буква "а".
Например: Орехов - Арехов, Собинов - Савинов, Ваношин - Вана'шин, Иоан - Иан;
г) "и" краткое ("й") подкладывается как "и" простое.