19. Взаимодействие с субъектами правоотношений осуществляется посредством документооборота, носителями которого являются входящие и исходящие документы в письменной (электронной) форме, а также устные запросы и ответы, осуществляемые посредством телефонной связи в установленном настоящим Регламентом порядке.
20. Входящими документами подразделений АСР являются:
адресный листок прибытия по установленной форме, составленный при регистрации гражданина по месту жительства и по месту пребывания в пределах субъекта Российской Федерации, выдаче и замене документа, удостоверяющего личность, в связи с изменением административно-территориального деления, наименования населенного пункта, улицы, номера дома, квартиры и иных предусмотренных нормативными правовыми актами случаях;
адресный листок убытия по установленной форме, составленный при снятии гражданина с регистрационного учета по месту жительства или по месту пребывания в случае снятия с регистрационного учета до истечения срока регистрации по месту пребывания;
анкета по установленной форме, заполненная при регистрации гражданина по месту пребывания в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристской базе, другом подобном учреждении;
письменные (электронные) запросы полномочных органов, органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц, общественных объединений. Примерная форма запроса приведена в приложении N 12 к Регламенту, требования к перечню реквизитов, подлежащих обязательному указанию в запросе, - в пункте 27 Регламента;
письменные (электронные) заявления физических лиц. Примерные формы заявлений приведены в приложениях N 13 и N 13_1 к Регламенту, требования к перечню реквизитов, подлежащих обязательному указанию в заявлении, - в пункте 30 Регламента (абзац в редакции приказа ФМС России от 24 января 2011 года N 14 - см. предыдущую редакцию);
иные документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.
21. Исходящими документами подразделений АСР являются:
сообщение физическому лицу по форме N 7А (приложение N 7 к Регламенту) о запросе адресно-справочной информации в отношении него другим физическим (юридическим) лицом, органом государственной власти, органом местного самоуправления, общественным объединением. Данное сообщение направляется физическому лицу для получения согласия (несогласия) на предоставление адресно-справочной информации о нем инициатору обращения;
сообщение физическому лицу по форме N 10А (приложение N 10 к Регламенту) о запросе адресно-справочной информации в отношении него другим физическим (юридическим) лицом, органом государственной власти, органом местного самоуправления, общественным объединением. Данное сообщение направляется физическому лицу для принятия решения о самостоятельном предоставлении адресно-справочной информации инициатору обращения;
адресные справки по форме N 9А (приложение N 9 к Регламенту), направляемые инициатору обращения, с указанием адреса регистрации по месту жительства или по месту пребывания, а также иных сведений при их наличии в предусмотренных Регламентом, нормативными правовыми актами Российской Федерации случаях;
уведомление инициатору запроса по форме N 6А (приложение N 6 к Регламенту) о невозможности предоставления информации в связи с отсутствием согласия гражданина на предоставление адресно-справочной информации в отношении него либо по другим основаниям, предусмотренным нормативными правовыми актами Российской Федерации;
исполненные обращения с отметкой по форме N 14 (приложение N 14 к Регламенту) и отметкой по форме N 15 (приложение N 15 к Регламенту), проставляемой подразделением АСР по результатам проверки запрашиваемых сведений по имеющимся АСУ;
иные документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.
22. Журналы (книги), предусмотренные Регламентом, подлежат учету в подразделениях делопроизводства и режима территориальных органов ФМС России. По истечении предусмотренного Регламентом срока хранения они уничтожаются в порядке, установленном для ведения делопроизводства.
Порядок ведения журналов (книг) должен обеспечивать однозначную идентификацию внесенных в них (в том числе исправленных) записей. Исправление записей допускается только путем их зачеркивания и внесения соответствующей записи об этом лица, ответственного за ведение и хранение журналов (книг).
Лица, ответственные за ведение, хранение и использование журналов (книг) и картотек, назначаются начальником подразделения АСР.