1. Учетно-алфавитная книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена мастичной печатью военного комиссариата и заверена военным комиссаром. Допуск лиц к работе с учетно-алфавитными книгами должен быть строго ограничен и определен приказом военного комиссара.
2. В учетно-алфавитную книгу заносятся чернилами или шариковой ручкой:
все граждане, первоначально поставленные на воинский учет, в том числе признанные комиссией по постановке граждан на воинский учет ограниченно годными и не годными к военной службе, а также направленные на медицинское обследование и по которым не принято решение комиссии по постановке на воинский учет о годности к военной службе;
граждане, прибывшие в муниципальное образование в связи с переменой места жительства;
граждане, получившие гражданство Российской Федерации;
граждане, прибывшие из мест лишения свободы и др.
Сведения заносятся в учетно-алфавитную книгу в день постановки гражданина на воинский учет, снятия его с воинского учета или в день изменения его учетных данных.
Сведения о гражданах, отправленных из военного комиссариата на сборный пункт, в учетно-алфавитную книгу (в графу 6) заносятся в день отправки их из военного комиссариата на сборный пункт - карандашом, после получения из военного комиссариата субъекта Российской Федерации второго экземпляра именного списка (приложение N 35 к настоящей Инструкции) - чернилами или шариковой ручкой.
Сведения о гражданах, признанных призывной комиссией не годными, ограниченно годными и временно не годными к военной службе по состоянию здоровья, в учетно-алфавитную книгу заносятся в день принятия по ним решения призывной комиссией - карандашом, после утверждения данного решения призывной комиссией субъекта Российской Федерации - чернилами или шариковой ручкой.
На воинский учет не ставятся и в учетно-алфавитную книгу не заносятся граждане, не имеющие гражданства Российской Федерации.
3. Все записи и отметки в учетно-алфавитных книгах должны иметь ссылки на соответствующие решения комиссии по первоначальной постановке на воинский учет и призывной комиссии, на номера подпунктов, пунктов и статей Федерального закона от 28 марта 1998 года N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе".
Перемещение личного дела призывника из одного раздела картотеки в другой должно быть в этот же день отражено в учетно-алфавитной книге.
В случае полного использования места в соответствующей графе учетно-алфавитной книги сведения о призывнике дублируются в конце раздела учетно-алфавитной книги, соответствующего первой букве его фамилии. При этом и в первоначальной записи сведений о призывнике, и в дублирующей делается ссылка на предыдущую и последующую записи.
4. В графе 3 указывается адрес места жительства (регистрация) призывника, а также место его фактического проживания. Записи производятся карандашом.
5. В графе 4 производится запись о постановке гражданина на воинский учет:
при первоначальной постановке на воинский учет - дата прохождения комиссии по постановке граждан на воинский учет;
при первоначальной постановке на воинский учет по прибытии из мест лишения свободы, при получении гражданства Российской Федерации и по другим причинам несвоевременной постановки на воинский учет - дата постановки и причина несвоевременной постановки;
при прибытии из другого военного комиссариата - из какого военного комиссариата прибыл, дата постановки на воинский учет, а также дата и входящий номер заказного письма с личным делом призывника;
6. В графе 5 производится запись о снятии призывника с воинского учета, когда и куда убыл:
в другой военный комиссариат - наименование военного комиссариата, куда убыл, дата снятия с воинского учета, дата отправления личного дела призывника и номер заказного письма;
в связи с поступлением в военно-учебное заведение - дата и номер приказа начальника военного училища о зачислении;
в связи с поступлением на военную службу по контракту - дата и номер приказа командира части о зачислении в списки воинской части;
в связи с присвоением воинского звания офицера запаса - дата и номер приказа Министра обороны Российской Федерации о присвоении воинского звания офицера запаса;
в связи с прекращением гражданства Российской Федерации - дата и номер справки из территориального органа Федеральной миграционной службы Российской Федерации о прекращении гражданства;
в места лишения свободы по приговору суда - дата приговора суда и входящий номер сообщения суда;
в связи с достижением предельного возраста пребывания на воинском учете призывников - дата решения военного комиссара о передаче его на воинский учет запаса;
в связи со смертью - дата смерти, номер свидетельства о смерти и входящий номер.
7. В графе 6 производится запись: