Правом бесплатного проезда на железнодорожном транспорте, в соответствии со статьей 25 Федерального закона Российской Федерации от 10 января 2003 года N 17-ФЗ "О железнодорожном транспорте в Российской Федерации", работники железнодорожного транспорта общего пользования пользуются за счет средств соответствующих организаций в порядке и на условиях, которые предусмотрены коллективным договором.
Поездки, совершаемые работниками железнодорожного транспорта, подразделяются по видам перевозок на "поездки по служебным надобностям" и "поездки по личным надобностям", что требует различного подхода к учету перевозок и отражению их в отчетах о финансово-хозяйственной деятельности ОАО "РЖД".
По условиям Коллективного договора ОАО "РЖД" право бесплатного проезда по личным надобностям сохраняется также за неработающими пенсионерами, работниками Роспрофжела, детьми в возрасте до 18 лет, находящимися на иждивении работников ОАО "РЖД" или Роспрофжела, детьми работников ОАО "РЖД", погибших в результате несчастного случая на производстве, пенсионерами ОАО "РЖД" и организаций железнодорожного транспорта (далее - иные лица).
Перевозки, совершенные в соответствии с условиями Коллективного договора ОАО "РЖД" лицами, не являющимися работниками железнодорожного транспорта общего пользования, в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации подлежат налогообложению, в т.ч. налогом на доходы физических лиц. В обязанности ОАО "РЖД" входит представление сведений о перевозках, совершенных такими лицами, в налоговые органы.
В настоящее время для оформления бесплатного проезда работников железнодорожного транспорта используется 13 видов форм транспортных требований ОАО "РЖД", открытые и маршрутные листы, разовые и служебные билеты ОСЖД, выдача которых осуществляется в зависимости от целей поездок, занимаемой должности сотрудников и иных факторов.
Необходимость персонифицированного учета перевозок обязывает работников отдела служебных билетов Департамента пассажирских сообщений ОАО "РЖД", отделов (секторов) экономики, тарифов и служебных билетов служб предоставления услуг инфраструктуры в пассажирских сообщениях железных дорог, билетных бюро (далее - подразделения служебных билетов) вносить в транспортные требования многочисленные цифровые коды и буквенные обозначения. Отсутствие во многих подразделениях служебных билетов автоматизированного оформления транспортных требований приводит к многочисленным ошибкам при внесении необходимых кодов в выдаваемые работникам ОАО "РЖД" и иным лицам транспортные требования, что в свою очередь создает трудности при формировании реестров перевозок.
Следовательно, необходимо внедрение таких технологий, которые могли бы позволить реализовать достоверный учет поездок не только работников железнодорожного транспорта, но и иных лиц, которым Коллективным договором ОАО "РЖД" предоставлено право бесплатного проезда в поездах дальнего следования и пригородного сообщения, и формировать персонифицированные реестры перевозок по видам поездок и категориям пассажиров.
В настоящее время на Московской и Октябрьской железных дорогах - филиалах ОАО "РЖД" успешно применяется технология оформления пригородных проездных документов льготным категориям граждан на основании электронных пластиковых карт (социальных карт), позволяющая формировать персонифицированные реестры перевозок льготных пассажиров.
В то же время назрела необходимость внедрения технологии, базирующейся на применении электронных носителей информации, в сферу организации перевозок работников компании и иных лиц, указанных в Коллективном договоре ОАО "РЖД", а также работников других организаций по транспортным требованиям ОАО "РЖД".
Использование электронных транспортных требований в этой сфере позволит создать систему персонифицированного учета перевозок работников ОАО "РЖД" и иных лиц, указанных в Коллективном договоре ОАО "РЖД", и формировать достоверную статистическую и финансовую отчетность, основанную на фактических данных об объеме указанных перевозок. Положительный эффект от реализации данного проекта заключается также в том, что его внедрение предоставит компании возможность:
а) использовать данные персонифицированного учета перевозок иных, помимо работников ОАО "РЖД", категорий граждан, указанных в Коллективном договоре ОАО "РЖД" (выборных и штатных работников Роспрофжела, детей в возрасте до 18 лет, находящихся на иждивении работников ОАО "РЖД" или Роспрофжела, детей работников ОАО "РЖД", погибших в результате несчастного случая на производстве, пенсионеров ОАО "РЖД" и организаций железнодорожного транспорта), для формирования и представления в налоговые органы сведений по налогу на доходы физических лиц;
б) производить взаиморасчеты с другими перевозчиками, осуществляющими перевозки работников ОАО "РЖД" и иных лиц, указанных в Коллективном договоре ОАО "РЖД", на основе данных о количестве фактически совершенных перевозок, а не расчетных данных о них, и уменьшить тем самым размеры платежей компании по договорам с этими перевозчиками;
в) использовать данные персонифицированного учета перевозок работников и иных категорий лиц негосударственных учреждений здравоохранения и образования ОАО "РЖД" для повышения эффективности работы по бюджетному планированию этих учреждений;
г) использовать данные персонифицированного учета перевозок работников организаций, заключивших договоры с ОАО "РЖД", для осуществления расчетов с этими организациями;
д) использовать отчетность по перевозкам работников ОАО "РЖД" и иных лиц для целей налогообложения компании и отнесения расходов по условиям их возникновения;
е) распространить использование электронных носителей для оформления и достоверного учета перевозок льготных категорий граждан в целях осуществления расчетов за эти перевозки;
ж) повысить эффективность учета перевозок работников ОАО "РЖД" и иных лиц в поездах дальнего следования и пригородного сообщения за счет снижения ручного труда.
Перевозки железнодорожников и иных категорий граждан должны учитываться в натуральном и стоимостном выражении персонифицированно, что возможно только при использовании информационных технологий и внедрении средств автоматизации в сочетании с электронными формами документов.
В этих целях следует использовать единый в рамках ОАО "РЖД" идентификационный документ "Транспортное требование ОАО "РЖД", носителем которого является электронный бесконтактный документ (далее - Требование), который должен быть интегрирован в технологию организации бесплатного проезда работников ОАО "РЖД" и иных лиц, приравненных к ним.
Применительно к проезду работников ОАО "РЖД" Требование должно заменить используемые в настоящее время транспортные требования установленных форм, а также абонементные билеты с установленным сроком действия для проезда от места жительства к месту работы (учебы).
Требование в электронном виде должно содержать определенные идентификационные данные о его владельце, принадлежности владельца Требования к работникам ОАО "РЖД" или иной организации, а также о его правах на бесплатный проезд, сроке действия прав, условиях проезда, а также визуальные носители информации.
Требования к внешнему виду (дизайну), технические характеристики и принципы распределения памяти Требования должны быть определены в положении об электронном требовании ОАО "РЖД".
В настоящее время созданы все предпосылки для реализации проектов по внедрению технологии использования Требования для нужд ОАО "РЖД" на принципиально новой платформе.
Реализация проекта по введению в обращение Требования предусматривает создание системы его обслуживания, основанной на внедрении необходимых программно-аппаратных средств, технологии эмиссии и использования.