Право формировать резервы на ремонт ОС налогоплательщикам предоставляет п.3 ст.260 НК РФ. Цель их создания - обеспечить равномерное включение расходов на проведение ремонта основных средств в течение двух и более налоговых периодов. Порядок формирования и использования этих резервов установлен в п.2 ст.324 НК РФ.
При определении нормативов отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств налогоплательщик обязан определить предельную сумму отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств, исходя из периодичности осуществления ремонта объекта основных средств, частоты замены элементов основных средств (в частности, узлов, деталей, конструкций) и сметной стоимости указанного ремонта (п.2 ст.324 НК РФ). При этом предельная сумма резерва предстоящих расходов на ремонт ОС не может превышать среднюю величину фактических расходов на ремонт, сложившуюся за последние три года.
Если налогоплательщик осуществляет накопление средств для проведения особо сложных и дорогих видов капитального ремонта основных средств в течение более одного налогового периода, то предельный размер отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт ОС может быть увеличен на сумму отчислений на финансирование указанного ремонта, приходящегося на соответствующий налоговый период в соответствии с графиком проведения указанных видов ремонта, при условии, что в предыдущих налоговых периодах указанные либо аналогичные ремонты не осуществлялись.
Организации, принявшие решение о создании резервов на ремонт ОС на начало налогового периода, формируют смету на ремонт основных средств (за исключением основных средств, по которым будут осуществляться особо сложные и дорогие виды капитального ремонта), исходя из периодичности осуществления ремонта, приходящегося на текущий налоговый период. Указанная сумма сравнивается с показателем, определяемым как сумма фактически осуществленных расходов за предыдущие три года, деленная на три. Меньшая из сумм будет являться основной для определения отчислений в указанный резерв.
При этом в случае если у налогоплательщика есть основные средства, по которым будут осуществляться особо сложные и дорогие виды капитального ремонта, то он должен определить сумму дополнительных отчислений в резерв, исходя из общей суммы ремонта по этим объектам, поделенной на количество лет, между которыми происходят указанные виды ремонта, и указанную часть прибавить к сумме отчислений, определенной в порядке, изложенном в предыдущем абзаце.
Отчисления в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств в течение налогового периода списываются на расходы равными долями на последний день соответствующего отчетного (налогового) периода. Налогоплательщик, который создает указанный резерв, сумму фактически осуществленных затрат на ремонт списывает за счет средств резерва. Таким образом, величина расходов на ремонт транспортных средств определяется путем суммирования всех затрат организации на эти цели. Данные расходы не нужно подразделять на прямые и косвенные.
Налогоплательщик, осуществляющий виды деятельности, в отношении которых согласно ст.274 НК РФ налоговая база по налогу на прибыль исчисляется отдельно, обязан вести аналитический учет расходов на ремонт транспортных средств по видам производства, по видам деятельности.