Организациям приходится сталкиваться с фактами нецелесообразности и экономичной необоснованности произведенных расходов на ремонт и обслуживание автотранспорта. К тому же сложившаяся система документального оформления хозяйственных операций по ремонту автотранспорта не позволяет выявлять эти факты.
Например, капитальный ремонт двигателя автомобиля КамАЗ по техническим характеристикам рекомендовано производить после пробега свыше 50 000 км. Фактически же при этом пробеге ремонт может осуществляться до трех раз. Замена тормозных колодок или масла двигателя в рамках техобслуживания может также производиться гораздо чаще, чем рекомендовано. Причиной столь частых ремонтов могут быть небрежное отношение к автотранспорту, злоупотребление должностным положением работников организации, непрофессионализм авторемонтной организации.
В зависимости от сложности и продолжительности работ различают понятия: техническое обслуживание, текущий, средний и капитальный ремонты, которые в целях контролирования затрат следует разграничивать.
Сейчас нет действующего нормативного документа, устанавливающего эти границы. Поэтому организациям следует определить их самостоятельно или использовать в части, не противоречащей действующим нормативным документам. Данные элементы необходимо утвердить в учетной политике организации.
В настоящее время действует Инструкция по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте, утвержденная Приказом Минтранса России от 24.06.2003 N 153, которая обязательна к исполнению только организациями, входящими в структуру Минтранса России. Но ее могут применять в рамках действующих положений по бухгалтерскому учету и прочие организации.
Например, организация может использовать и конкретизировать следующие определения. Работы по техобслуживанию, текущему и среднему ремонту автомобилей - это работы по систематическому и своевременному предохранению их от преждевременного износа и поддержанию в рабочем состоянии.
Работы относятся к категории средних ремонтных работ в случае остановки транспортного средства более чем на одну рабочую смену.
При капитальном ремонте транспортных средств производятся полная разборка агрегата, ремонт базовых и корпусных деталей и узлов, замена или восстановление всех изношенных деталей и узлов на новые и более современные, сборка, регулирование и испытание агрегата. Сметы составляются на средние и капитальные ремонты в обязательном порядке, на средние ремонты - в случае стоимости одного ремонта свыше 10 тыс. руб.
Руководство организации может посчитать необходимым отражать в инвентарной карточке только средние и капитальные ремонты. Но возможен и вариант отражения всех видов ремонтов и существенных действий по техобслуживанию (замена масла, ковриков в салоне и т. п.) в отдельном приложении к инвентарной карточке. Последний вариант даст наиболее полную картину технического состояния автомобиля и затрат по его эксплуатации и обслуживанию.
Напоминаем: если отсутствует вариант нормативного регулирования того или иного вопроса, организация самостоятельно выбирает способ учета и закрепляет его в своей учетной политике.