Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций N 3 расчетов с подотчетными лицами.
Записи операций в Журнале осуществляются ежедневно на основании авансовых отчетов, ПКО и РКО. По каждой строке графы "Наименование показателя" журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.
При отражении сумм в иностранной валюте в следующей строке показывается сумма в валюте Российской Федерации, при этом в графе "Наименование показателя" приводится запись: "в рублевом эквиваленте".
По окончании месяца в Главную книгу переносятся сальдо на начало и конец отчетного периода по счету Х 208 00 000, а также обороты по счету Х 208 00 000, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в Журнале операций N 1 по счету "Касса".