328. Для действенного учета и контроля за сохранностью материальных ценностей в местах хранения каждая организация принимает меры, которые обеспечивают:
- наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);
- готовность складских помещений, зерносушилок, токов, навесов и других постоянных и временных мест к приемке и хранению продукции;
- размещение запасов по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо - сорто - размерам (в закромах, штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия;
- оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, в необходимом количестве измерительными приборами и мерной тарой, содержание их в исправном состоянии;
- обязательное взвешивание продукции при ее принятии к учету и отправлении на заготовительные пункты и на склад организации;
- своевременное и четкое оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанного в них количества продукции фактически отгружаемому;
- соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке;
- применение централизованной доставки материалов со складов организации в цеха (подразделения) по согласованным графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
- определение перечня центральных (базисных) складов, складов (кладовых), являющихся самостоятельными учетными единицами;
- установление порядка нормирования расхода запасов (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов в подразделения организации);
- установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;
- определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности;
- увольнение и перемещение материально-ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;
- закрепление за каждым материально - ответственным лицом обязанностей по составлению и оформлению первичных документов с указанием сроков их представления;
- наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов на движение МПЗ, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений).
329. Для хранения материальных запасов в сельскохозяйственных организациях создаются:
а) центральные склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы снабжения и сбыта. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады с учетом специфики хранения;
б) склады (кладовые) отделений, ферм, бригад, участков, цехов, филиалов и других подразделений организации.
При отдаленности сельскохозяйственных организаций от железнодорожной станции могут создаваться экспедиторские склады.
Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.
В центральных складах сосредоточиваются основные запасы семян, концентрированных кормов, овощей, картофеля, заложенных на длительное хранение, запасных частей, минеральных удобрений, строительных и других материалов, заготовленных или поступивших от поставщиков. Через центральные склады эти запасы распределяют между бригадами, фермами и другими подразделениями.
В складах (кладовых) бригад, ферм и других подразделений обычно хранятся небольшие запасы товарно-материальных ценностей. Нефтепродукты, минеральные удобрения, комбикорма и прочие материалы могут завозиться в подразделения непосредственно от поставщиков с обязательным оформлением через центральный склад.
330. Для нормальной работы складов (хранилищ) и сохранности продукции и материалов необходимо обеспечить:
- четкий распорядок дня работы складов (хранилищ) и выдачу материалов, приемку и укладку прибывших материалов, наведение порядка на стеллажах, полках и т.д., оформление документации и отражение в карточках складского учета материалов операций текущего дня;
- порядок коллективной выдачи спецодежды и спецобуви по заявкам (спискам) подразделений, участков и т.д. на фактический, наличный состав работающих. Запрещается выдача спецодежды и спецобуви сверх фактической потребности, не допуская в кладовых подразделений остатков спецодежды и спецобуви;
- установление круга лиц, на которых возлагается ответственность за приемку, хранение и отпуск материалов (зав. складами, кладовщики экспедиторы и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материалов;
- заключение письменных договоров об индивидуальной ответственности с работниками, которые должны нести материальную ответственность за недостачу ценностей, переданных им для хранения и других целей. Если материалы и тара находятся на ответственности одного и того же лица, то в договоре о материальной ответственности должна быть обусловлена ответственность и за тару;