2.7.1. Для непосредственного ведения делопроизводства в структурных подразделениях, руководителями этих подразделений назначаются ответственные работники, права и обязанности которых определяются их должностными регламентами.
2.7.2. На работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, возлагаются следующие основные функции:
ежедневное получение поступившей корреспонденции в экспедиции Управления делами и проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в системе "Дело";
доклад документов руководителю структурного подразделения и последующая передача их работникам подразделения на исполнение;
регистрация исходящих и внутренних документов, подписанных руководителем структурного подразделения, проверка правильности их оформления;
контроль за прохождением документов в подразделении и соблюдением сроков их исполнения;
составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения и ее хранение;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством; подготовка и своевременная передача дел по решению руководителя структурного подразделения на хранение в центральный архив Судебного департамента;
учет служебной информации, поступившей и переданной по средствам связи;
хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;
еженедельное информирование руководителя структурного подразделения о состоянии делопроизводства в подразделении, а также об исполненных и находящихся на исполнении документах.
2.7.3. Передача исполненных в структурном подразделении документов между структурными подразделениями осуществляется через работников, ответственных за делопроизводство, под роспись в реестре.
Служебные документы, исполненные, зарегистрированные в структурном подразделении, доложенные Генеральному директору Судебного департамента, минуя Управление делами, непосредственно руководителем структурного подразделения и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, представляются в отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами для постановки их на контроль, затем возвращаются в структурное подразделение для последующего их размножения работником, ответственным за делопроизводство, и передачи соисполнителям для исполнения в соответствии с резолюцией Генерального директора Судебного департамента.
Документы, зарегистрированные на имя руководства Судебного департамента, передаются из одного структурного подразделения в другое только через отдел прохождения документов Управления делами.
2.7.4. Документы со штампом "Подлежит возврату в Управление делами" после исполнения в обязательном порядке должны быть возвращены в отдел прохождения документов Управления делами.
2.7.5. Документы, которые исполняются несколькими работниками подразделения, передаются им поочередно или одновременно в копиях.
2.7.6. На время болезни (отпуска, командировки) работника, ответственного за делопроизводство, его обязанности возлагаются на другого работника.
При увольнении или при назначении работника, ответственного за делопроизводство, в другое структурное подразделение, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по приемо-сдаточному акту, который утверждается руководителем структурного подразделения.
2.7.7. В целях обеспечения эффективного контроля за организацией и практическим ведением делопроизводства, планированием и контролем за ходом исполнения поручений Управление делами периодически (один раз в три года) организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Судебного департамента и о результатах докладывает Генеральному директору.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 20 января 2015 года N 8. - См. предыдущую редакцию)