2.3.1. Учет документов, изданий с пометкой "Для служебного пользования" и их хранение в аппарате Судебного департамента возлагается на Управление делами.
Отдельные документы с пометкой "Для служебного пользования" в соответствии с утвержденной номенклатурой дел разрешается хранить непосредственно в структурных подразделениях с обязательным соблюдением мер по обеспечению их сохранности.
2.3.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившие в аппарат Судебного департамента после доклада Генеральному директору Судебного департамента передаются в отдел систематизации законодательства Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов (ГУОПО).
Ответственность за их учет, систематизацию и хранение возлагается на начальника отдела систематизации законодательства ГУОПО.
2.3.3. Поступившие копии приказов и распоряжений федеральных органов исполнительной власти, приказов и распоряжений Председателя Верховного Суда Российской Федерации после доклада Генеральному директору Судебного департамента передаются в отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.
Ответственность за их учет и хранение возлагается на начальника отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.
2.3.4. Приказы и распоряжения Генерального директора Судебного департамента и его заместителей регистрируются и хранятся в отделе распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.
Ответственность за их регистрацию и хранение возлагается на начальника отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.
Копии приказов Судебного департамента по основной деятельности и распоряжений передаются в отдел систематизации законодательства ГУОПО для последующего их ввода соответствующими работниками ГУОПО в электронный ведомственный банк правовых актов Судебного департамента.
2.3.5. Планы, решения и материалы коллегии Судебного департамента, планы, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента, планы работы Судебного департамента на конкретный период и перспективу, отчеты о работе Судебного департамента учитываются и хранятся в отделе распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.
2.3.6. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, поступившие в Судебный департамент, после первичной регистрации в экспедиции передаются в отдел обращений и приема граждан Управления делами.
Ответственность за регистрацию обращений граждан и ответов на них, организацию рассмотрения, обеспечение их сохранности возлагается на начальника отдела обращений и приема граждан Управления делами.
2.3.7. Обращения (запросы) международных организаций и граждан зарубежных государств, поступившие в Судебный департамент на иностранных языках, передаются экспедицией в Отдел международно-правового сотрудничества для их перевода, и которые затем возвращаются в Управление делами для доклада руководству Судебного департамента.
2.3.8. Договоры, заключенные Судебным департаментом с другими организациями, регистрируются в Юридическом отделе.
После регистрации один экземпляр договора (визовой) передается подразделением-исполнителем на хранение в отдел бюджетного учета Судебного департамента Главного финансово-экономического управления (ГФЭУ), а другой экземпляр - пересылается организации, заключившей договор с Судебным департаментом.
Ответственность за организацию учета договоров и хранение их копий возлагается на начальника Юридического отдела.