17. Записи в книгах осуществляются ручным или автоматизированным способом. Записи, за исключением оговоренных случаев, производятся на русском языке. Числа записываются арабскими цифрами, за исключением случаев, когда в записях воспроизводятся оригинальные обозначения из исходных документов. Не оговоренные исправления недопускаются.
При ручном способе ведения книг все записи выполняются чернилами или пастой синего или черного цвета разборчиво.
При исправлении технических ошибок неверно выполненные записи перечеркиваются одной линией красного цвета. Исправление подтверждается надписью "Исправлено" на свободном месте листа и заверяется подписью должностного лица с указанием даты.
18. Порядок формирования и ведения книг при автоматизированном варианте эксплуатации ИС ОГД соответствуют бумажному варианту. Технологические решения выполнения процессов зависят от конкретных реализаций и оформляются в виде инструкций оператора.
Поступающие для размещения в ИС ОГД документы и иные материалы учитываются в Книге учета сведений, рекомендуемая форма бланка листа которой приведена в приложении N 2.
Учет поступивших документов осуществляется путем формирования в указанной Книге записи, поля которой заполняются в соответствии с формой.
При поступлении документа в ИС ОГД заполняются поля (1)-(8).
Поля реквизитов (9)-(11) заполняются после размещения документов в соответствующих разделах ИС ОГД.
19. Общие правила регистрации:
- регистрация сведений, размещаемых в информационной системе обеспечения градостроительной деятельности, осуществляется путем заполнения карточек регистрации сведений, каждая из которых является отдельным внутренним документом, формируемым службой ИС ОГД;
- регистрационная карточка может быть многостраничной. В состав карточки регистрации могут входить 3 типа страниц. В приложении N 2 представлены 3 образца бланка страниц карточки и описание заполняемых полей;
- состав сведений размещаемых на каждой странице, определяет ее назначение;
- страница 1 всегда является первой и присутствует в единственном числе для каждого документа;
- страница 2 заводится в случае, когда документ содержит большое количество карт (схем);
- страница 3 используется в тех случаях, когда в исходный документ вносится большое число дополнений и изменений.
20. Размещение документа в ИС ОГД начинается с заполнения страницы 1 регистрационной карточки. Верхняя часть листа играет роль заголовка, в которой заполняются поля (1)-(7).
Общая часть карточки заполняется для всех документов, размещаемых в ИС ОГД. Специальная часть заполняется только в том случае, когда в состав документа входят карты (схемы). В общей части заполняются поля (8)-(15).
После заполнения общей части составляется перечень карт (схем), входящих в состав документа, путем заполнения полей (16)-(23) специальной части.
После заполнения первой страницы регистрационной карточки осуществляется фиксация служебной информации в нижней части карточки, поля (24)-(25).
При невозможности ввести описание всех карт (схем) на странице 1 карточка регистрации дополняется страницей 2 специальной части. Если в форме специальной части остаются незаполненные строки, они должны быть перечеркнуты.
В случае, когда в ИС ОГД размещается документ, который разработан и утвержден в качестве дополнения к ранее размещенному в ИС ОГД документу (далее - основной документ), карточка регистрации основного документа дополняется страницей 3 "Сведения об актуализации документа", в которой заполняются поля (26)-(28).
Если заводится следующий лист карточки, лицо, сделавшее это, делает отметку в предыдущем листе, заполняя поля (29)-(30).
Новый лист заводится в случаях, когда заполнен предыдущий. Размещение копий документов осуществляется в книгах хранения. Рекомендуемые типы книг хранения приведены в справочнике 1.D.
21. Для размещения в разделе I "Документы территориального планирования Российской Федерации в части, касающейся территории муниципального образования" схем территориального планирования Российской Федерации формируется одна книга хранения, которая может состоять из нескольких томов.
При регистрации документа, разработанного в дополнение к документам территориального планирования Российской Федерации (в части, касающейся территории муниципального района или городского округа), формируется книга хранения документов для размещения этих документов "Изменения в документах территориального планирования Российской Федерации (в части, касающейся территории муниципального района или городского округа)".
22. Для размещения в разделе II "Документы территориального планирования субъекта Российской Федерации в части, касающейся территории муниципального образования" схем территориального планирования субъекта Российской Федерации формируется одна книга хранения, которая может состоять из нескольких томов.
При регистрации документа, разработанного в дополнение к документам территориального планирования субъекта Российской Федерации (в части, касающейся территории муниципального района или городского округа), формируется книга хранения документов для размещения этих документов "Изменения в документах территориального планирования субъекта Российской Федерации (в части, касающейся территории муниципального района или городского округа)".
23. Для размещения в разделе III "Документы территориального планирования муниципального образования, материалы по их обоснованию" формируются отдельные книги на каждое из поселений и межселенную территорию, которые могут состоять из 2 томов (справочник 1.D).