4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Росавтодоре создана поисковая система по документам. Поисковая система создана в электронном виде.
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
4.2.3. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности Росавтодора;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в электронной поисковой системе используются и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
4.2.4. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
4.2.5. Поисковая система обеспечивает поиск информации о деятельности Федерального дорожного агентства.