4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов -запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя Росавтодора по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
4.1.5. Регистрация распорядительных, поступающих и отправляемых документов производится в Управлении делами. Протоколы (за исключением протоколов оперативных совещаний и протоколов совещаний у руководителя Росавтодора), решения коллегиальных органов, а также внутренние документы (служебные и докладные записки, справки, отчеты и т.п.) регистрируются в местах исполнения и создания документов.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности Росавтодора, могут регистрироваться в структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в Управлении делами или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
4.1.6. Документы регистрируются в РКФ - электронных карточках, журналах.
4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
ключевые слова;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
должностное лицо, подписавшее документ и др.
4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.