3.9.1. Обращения граждан могут поступать в Росавтодор по почтовой связи, по каналам электронной почты и факсимильной связи, а также в устной форме в виде предложений, заявлений, жалоб.
3.9.2. Росавтодор в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответа заявителям в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации (Федеральный закон N 59-ФЗ от 02.05.2006).
В случае если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию Росавтодора, руководители структурных подразделений Росавтодора направляют такие обращения в 7-дневный срок по принадлежности и информируют об этом заявителей.
3.9.3. Обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан и подготовки ответа осуществляют руководители соответствующих структурных подразделений.
3.9.4. Письменные обращения граждан Российской Федерации, граждан государств - участников Содружества Независимых Государств и других иностранных государств, поступившие в адрес руководителя Росавтодора, его заместителей и Росавтодора без указания конкретного адресата, подразделений Росавтодора, а также обращения, полученные при приеме граждан, и во время командировок руководства Росавтодора регистрируются в Управлении делами.
3.9.5. Письменные обращения граждан, поступившие в Росавтодор из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации с поручениями руководства этих органов, регистрируются в службе ДОУ и докладываются руководителю Росавтодора или его заместителю для принятия решения.
Письменные обращения граждан, поступившие непосредственно в Росавтодор, после регистрации в зависимости от их содержания направляются Управлением делами в подразделения для рассмотрения и ответа заявителям.
3.9.6. Анонимные обращения (без подписи автора, указания фамилии и почтового адреса для ответа), обращения, не поддающиеся прочтению, содержащие нецензурные выражения, а также дубликатные обращения (второй и последующие экземпляры одного обращения, направленные гражданином в различные органы государственной власти, или обращения, повторяющие текст предыдущего обращения, на которое дан ответ), как правило, не рассматриваются. В случае поступления дубликатных обращений могут направляться уведомления о ранее данных ответах или копии этих ответов.
Сообщения, в том числе анонимные, о совершенных или готовящихся преступлениях пересылаются Росавтодором в соответствующие правоохранительные органы.
3.9.7. Обращения органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления или иных организаций, а также граждан, содержащие жалобы на неудовлетворительную работу руководителей подведомственных Росавтодору федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, с соответствующим заключением подразделения, курирующего учреждение, предприятие, не позднее чем в 10-дневный срок, если не установлен иной срок, представляются руководителю Росавтодора или его заместителю для принятия решения.
Не допускается направлять жалобы граждан для их разрешения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
3.9.8. При получении повторных обращений граждан им присваивают тот же регистрационный номер, что и первоначально поступившему, а также указывается что обращение является повторным.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи, первого обращения истек, установленный законодательством срок рассмотрения и ответ заявителю не дан или заявитель не удовлетворен ответом, данным ему по первоначальному обращению.
3.9.9. Дубликатом обращения являются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в Росавтодор, или обращения с одинаковым текстом.
Все дубликаты обращений регистрируют под одним и тем же номером, что и первоначально поступившие обращения.
3.9.10. Решения по письменным обращениям граждан, поступившим в Росавтодор, должны быть приняты в срок до одного месяца со дня поступления. Решения по письменным обращениям граждан, не требующим дополнительного изучения и проверки, должны быть приняты не позднее 15 дней со дня поступления.
В тех случаях, когда для рассмотрения предложения, заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем, давшим поручение, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения сообщают автору письменного обращения и в Управление делами.
3.9.11. О результатах рассмотрения письменного обращения в подразделении Росавтодора автор обращения извещается руководителем этого подразделения, как правило, в письменной форме.
При уведомлении автора письменного обращения в устной форме об этом делают отметку на первом листе письменного обращения или на отдельном листе, с указанием даты уведомления.
3.9.12. Письма-ответы на обращения граждан, подписанные руководителем Росавтодора или его заместителем, отправляют через Управление делами, где письмам присваивают соответствующие регистрационные номера. Визовые экземпляры этих писем передают для хранения в подразделение, в котором находится подлинник обращения гражданина.
3.9.13. Передачу зарегистрированных в Управлении делами письменных обращений граждан из одного подразделения Росавтодора в другое подразделение производят по согласованию с Управлением делами.
3.9.14. Контроль за своевременным и объективным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в подразделения, осуществляют руководители этих подразделений.
3.9.15. Письменное обращение гражданина, по которому было дано поручение руководителем Росавтодора или его заместителем с указанием доложить о результатах рассмотрения, снимаются с контроля по решению этих должностных лиц, после рассмотрения доклада об исполнении.
Письменные обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.
3.9.16. Письменные обращения граждан, а также все документы, связанные с их рассмотрением, формируют в дела в подразделениях Росавтодора.