6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.
Директора департаментов и лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Министерства.
6.3.2. Выдача дел гражданским служащим других департаментов Министерства для работы осуществляется с разрешения руководства департамента, хранящего дело, под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается департамент, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование гражданским служащим департаментов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Депгосслужбы.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Депгосслужбы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.