7.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в департаментах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с директорами департаментов и утвержденному руководством Депгосслужбы.
7.2.5. В период подготовки дел департаментом к передаче в архив Министерства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел гражданские служащие департамента обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив Министерства в присутствии лица, ответственного за ведение делопроизводства в департаменте. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив Министерства и лица, передавшего дела. Дела в архив доставляются гражданскими служащими департаментов, увязанные в связки.
7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации департамента Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного департамента, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в департаменты, на которые возлагаются функции ликвидированного департамента, или в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.