Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Министерства или департамента, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель при работе с документами руководствуется едиными требованиями, установленными Регламентом Министерства, настоящей Инструкцией.
При работе с документами исполнитель несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность содержащейся в них информации. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах должностных обязанностей гражданских служащих.
Документы, оформленные с нарушениями положений Инструкции, возвращаются исполнителю на доработку.
3.6.1. Передача полученных для исполнения документов или их копий другим служащим (того же департамента или другого) может осуществляться исполнителем только с разрешения или по поручению руководства департамента или отдела и через лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном департаменте.
3.6.2. Для всех документов, подготовленных к отправке через экспедицию, исполнитель указывает полные почтовые адреса (в реквизите "Адресат" документа или на отдельном листе). Исключение составляют вышестоящие федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации, а также организации - постоянные корреспонденты.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки и вместе с документом передает на подпись руководителю.
С целью повышения оперативности отправки документа при наличии в списке рассылки более 10 адресов адресаты должны быть расположены в алфавитном порядке по названию городов (или населенных пунктов).
3.6.3. Исполнитель самостоятельно определяет необходимое количество экземпляров полученного или отправляемого документа и обеспечивает тиражирование документа.
При необходимости тиражирование документов для государственных служащих Министерства осуществляется централизованно по разрешению Депгосслужбы.
3.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны исполнителем датироваться и подписываться.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
3.6.5. По завершении исполнения поручения исполнитель проставляет на документе отметку о направлении в дело согласно номенклатуре дел и подшивает в дело.
3.6.6. Документ, как правило, не может быть представлен на подпись или для принятия окончательного решения руководству Министерства или департамента, если основанием для него является факсограмма. Факсограмма должна быть заменена на подлинник документа. Ответственность за замену факсограммы зарегистрированного документа на подлинник несет головной исполнитель.
3.6.7. После завершения работы с документами с пометкой "Подлежит возврату в Депгосслужбу" (исполнения содержащихся в них поручений, ознакомления и т.д.) исполнитель возвращает указанные документы в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
3.6.8. В случае увольнения, перевода на другую работу, ухода в отпуск или отъезда в длительную командировку исполнитель передает документы другому исполнителю по указанию руководителя через должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в департаменте.