Исходящими документами Министерства являются документы, направляемые из Министерства в органы государственной власти, местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам.
Работа с исходящими документами включает составление и оформление проекта документа, его согласование, подписание, проверку правильности оформления, регистрацию и отправление.
Переписка с иностранными корреспондентами осуществляется через Депсотрудничество.
3.3.1. Документы, направляемые от имени Министерства, подписываются Министром и его заместителями. Документы, направляемые от имени департамента, подписываются директором департамента и его заместителями.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, а также ответы на обращения глав субъектов Российской Федерации подписываются Министром или по его поручению заместителем Министра.
Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, подписываются заместителем Министра только в том случае, если документы из указанных вышестоящих органов с поручением дать ответ адресованы непосредственно заместителю Министра, или на то есть поручение Министра.
Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, субъекты Российской Федерации, подведомственным и другим организациям, а также гражданам, подписываются Министром, его заместителем или директором департамента, его заместителями в соответствии с компетенцией.
3.3.2. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "врио", "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами Министерства их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, первый лист документа при этом оформляется не на бланке.
3.3.3. Факсограмма не должна являться основанием для принятия окончательных решений соответствующим руководителем.
3.3.4. Исходящие документы Министерства представляются на регистрацию оформленными в соответствии с положениями раздела II "Правила подготовки и оформления документов" Инструкции и подписанными. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
3.3.5. После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация в системе "Дело", при этом:
документы, подписанные руководством Министерства, вместе с основанием передаются исполнителями для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы;
документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в соответствующих департаментах лицами, ответственными за ведение делопроизводства.
В процессе регистрации подписанных документов проверяется: оформление реквизитов, наличие необходимых виз, наличие необходимого числа копий, идентичность всех копий подписанному подлиннику, наличие отметки об исполнителе.
Датой документа является дата его регистрации. Документ регистрируется, как правило, в день его подписания.
3.3.6. Исходящие документы, подписанные руководством Министерства, передаются исполнителем для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы в трех экземплярах: подлинник документа и его копия, копия документа с визами-оригиналами.
3.3.7. При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации. Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается, как правило, один номер.
Регистрационный номер исходящего документа состоит:
для документов, подписанных руководством Министерства - из установленного делопроизводственного индекса руководства Министерства, подписавшего документ, дефиса, индекса департамента-исполнителя, косой черты, порядкового номера отправления и может дополняться при необходимости другими условными обозначениями. Например: N АГ-15/4235, N АК-Ш2/987, N ИР-НацП14/1231;
для документов департаментов - из делопроизводственного индекса департамента, дефиса, номера дела по номенклатуре дел, косой черты и порядкового номера отправления. Например: N 32-15/46.
Условные делопроизводственные обозначения (индексы) Министерства утверждаются приказом.
3.3.8. Исходящие документы отправляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, нарочными, а также по каналам телефонной и факсимильной связи.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Доставка документов адресату фельдъегерской связью или нарочными осуществляется по решению отдела правительственной и общей корреспонденции.
Разница между датой документа и днем его отправки не должна превышать одного дня.
Способ отправки документа фиксируется в системе "Дело".