3.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело образует документооборот Министерства.
Порядок прохождения документов в Министерстве и операций, производимых с ними, определяются Регламентом Министерства, настоящей Инструкцией, положениями о департаментах, отделах, должностными регламентами гражданских служащих.
3.1.2. Департаменты должны рассматривать вопросы, касающиеся функций департамента (согласно положению о департаменте), без дополнительного поручения руководства Министерства. Различные вопросы, касающиеся взаимодействия департаментов, должны вноситься на рассмотрение руководству Министерства только в случаях, если не найдено согласованных решений с соответствующими департаментами.
Не допускается внесение руководству Министерства новых проектов решений при невыполнении предыдущих по тем же вопросам.
Каждое новое решение по одному и тому же вопросу должно приниматься только в тех случаях, когда выполнено предыдущее либо возникли какие-либо новые обстоятельства.
3.1.3. С целью рационального сокращения документооборота гражданские служащие Министерства должны в полной мере использовать предоставленные права для самостоятельного решения вопросов, относящихся к их компетенции.
Предложения руководству Министерства должны представляться только по вопросам, требующим его решения или участия.
3.1.4. При использовании в Министерстве системы электронного документооборота Депгосслужбой разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Министерство.
3.1.5. Документы, зарегистрированные и доставленные в департаменты Министерства с использованием системы электронного документооборота, являются равнозначными документам, зарегистрированным традиционным способом, и обязательными для исполнения.